Dokumentacja pracownicza

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy, wynikających z przepisów prawa pracy, jest prowadzenie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Obowiązek ten nałożony został na pracodawców w treści art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy. Rzetelne jego dopełnienie jest szczególnie istotne ze względu na moc dowodową gromadzonych dokumentów, które pozwolą pracodawcy wykazać prawidłową realizację ciążących na nim obowiązków związanych z nawiązaniem stosunku pracy.

CiRZ_07-08_92.jpg

Należy wyraźnie podkreślić, że na gruncie ugruntowanej linii orzeczniczej Sądu Najwyższego w przypadku nieprowadzenia dokumentacji pracowniczej zgodnie z przepisami ciężar dowodu faktów, które dokumentacją taką powinny być objęte, spoczywa na pracodawcy. Można wskazać chociażby na orzeczenie z dnia 14 maja 1999 r. (sygn. akt: I PKN 62/99), w którym Sąd Najwyższy uznał, że pracodawca, który wbrew obowiązkowi przewidzianemu w art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy nie prowadzi list obecności, list płac ani innej dokumentacji ewidencjonującej czas pracy pracownika i wypłacanego mu wynagrodzenia, musi liczyć się z tym, że będzie na nim spoczywał ciężar udowodnienia nieobecności pracownika, jej rozmiaru oraz wypłaconego wynagrodzenia.

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej rzetelnie i zgodnie z przepisami prawa pozwoli także uniknąć nieprzyjemności podczas kontroli prowadzonych u pracodawcy przez takie instytucje, jak Państwowa Inspekcja Pracy, urząd skarbowy, Zakład Ubezpieczeń Społecznych czy Generalna Inspekcja Ochrony Danych Osobowych.

Wykroczenie przeciwko prawom pracownika

Z punktu widzenia odpowiedzialności pracodawcy nieprowadzenie akt osobowych jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika, przewidzianym w art. 281 pkt 6 Kodeksu pracy. Podobnie, na mocy pkt. 7 tego przepisu, za wykroczenie przeciwko prawom pracownika uznać należy również pozostawienie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Oba te wykroczenia zagrożone są karą grzywny w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł. W doktrynie zwraca się ponadto uwagę, że prowadzenie dokumentacji niezgodne ze stanem faktycznym może zostać uznane za fałszowanie dokumentacji, co może stanowić przestępstwo z art. 270 Kodeksu karnego, w świetle którego ten, kto – w celu użycia jako autentyczny – podrabia lub przerabia dokument lub takiego dokumentu jako autentycznego używa, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności od 3 miesięcy do lat 5 (K. Walczak, Kodeks pracy. Komentarz, C.H. Beck, Wyd. 9, Warszawa 2013).

Odpowiedzialność odszkodowawcza pracodawcy

Dodatkowo w wyroku z dnia 13 października 2004 r. (sygn. akt: II PK 36/04) Sąd Najwyższy wskazał, że pracodawca może też ponieść odpowiedzialność odszkodowawczą za odmowę poświadczenia zatrudnienia w warunkach szkodliwych lub w szczególnym charakterze, jeżeli wynika to z nienależytego wykonania obowiązku prowadzenia dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy i akt osobowych pracownika. Oznacza to, że w pewnych okolicznościach pracodawca ponosić może także odpowiedzialność odszkodowawczą.

Wykorzystałeś swój limit bezpłatnych treści

Pozostałe 78% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników portalu. Zaloguj się, wybierz plan abonamentowy albo kup dostęp do artykułu/dokumentu.

Kilka wariantów prenumeraty Pokaż opcje
Dwutygodniowy dostęp bez zobowiązań Wybieram

Abonament już od 100 zł miesięcznie

Dwutygodniowy dostęp bez zobowiązań

Pełen dostęp do wszystkich treści portalu
to koszt 100 zł miesięcznie
przy jednorazowej płatności za rok

WYBIERAM

Dwutygodniowy dostęp do wszystkich treści
portalu za 99 zł netto, które odliczymy od ceny
regularnej przy przedłużeniu abonamentu

WYBIERAM

Pełen dostęp do wszystkich treści portalu
to koszt 100 zł miesięcznie
przy jednorazowej płatności za rok

Dwutygodniowy dostęp do wszystkich treści
portalu za 99 zł netto, które odliczymy od ceny
regularnej przy przedłużeniu abonamentu

WYBIERAM

Polityka cookies

Dalsze aktywne korzystanie z Serwisu (przeglądanie treści, zamknięcie komunikatu, kliknięcie w odnośniki na stronie) bez zmian ustawień prywatności, wyrażasz zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez EXPLANATOR oraz partnerów w celu realizacji usług, zgodnie z Polityką prywatności. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce.

Usługa Cel użycia Włączone
Pliki cookies niezbędne do funkcjonowania strony Nie możesz wyłączyć tych plików cookies, ponieważ są one niezbędne by strona działała prawidłowo. W ramach tych plików cookies zapisywane są również zdefiniowane przez Ciebie ustawienia cookies. TAK
Pliki cookies analityczne Pliki cookies umożliwiające zbieranie informacji o sposobie korzystania przez użytkownika ze strony internetowej w celu optymalizacji jej funkcjonowania, oraz dostosowania do oczekiwań użytkownika. Informacje zebrane przez te pliki nie identyfikują żadnego konkretnego użytkownika.
Pliki cookies marketingowe Pliki cookies umożliwiające wyświetlanie użytkownikowi treści marketingowych dostosowanych do jego preferencji, oraz kierowanie do niego powiadomień o ofertach marketingowych odpowiadających jego zainteresowaniom, obejmujących informacje dotyczące produktów i usług administratora strony i podmiotów trzecich. Jeśli zdecydujesz się usunąć lub wyłączyć te pliki cookie, reklamy nadal będą wyświetlane, ale mogą one nie być odpowiednie dla Ciebie.