Ku bezpiecznym łańcuchom dostaw: feedback zakupowy
Co jest gorsze? Znaleźć w skrzynce wiadomość związaną z naszym udziałem w przetargu, zaczynającą się od słów: „Z przykrością informujemy’” czy konieczność napisania takiej wiadomości? Niestety, wiele firm i działów zakupów nie traktuje wystarczająco poważnie kwestii przekazywania informacji zwrotnej lub nie poświęca jej wystarczająco dużo uwagi. Szczególnie w czasach, gdy relacje z dostawcami mogą zadecydować o przetrwaniu przedsiębiorstwa. Paradoksalnie, komunikacja – jeden z kluczy do sukcesu w łańcuchach dostaw – jest obszarem, który pozostawia wiele do życzenia.
Trudno wskazać firmę, która nigdy nie poniosła porażki, biorąc udział w przetargu. Składane wtedy oferty muszą być nie tylko atrakcyjne cenowo (jednocześnie oferując wartość ponad sam koszt finansowy), ale również spełniać szereg wymagań formalnych – wewnętrznych i narzuconych przez ustawodawcę. Z drugiej strony działy zakupów mierzą się z ograniczonymi budżetami, ramami czasowymi, niepewnością na rynkach i ryzykiem związanym z wyborem nowego dostawcy. Poświęcenie chwili na przygotowanie właściwej informacji zwrotnej do firm biorących udział w postępowaniu, a idąc dalej – opracowanie procedur informacyjnych – niesie za sobą szereg korzyści dla procesu zakupowego, firmy, kupca, a także... całego rynku.
Nie bez powodu Internet pełen jest poradników mających pomóc dostawcy uzyskać feedback związany z wynikiem przetargu, w którym brał udział. Ostatnie zawirowania w światowych łańcuchach dostaw uświadomiły, że czas już wypracować nawyk przekazywania dostawcom informacji zwrotnych.
Czym właściwie jest feedback zakupowy?
Feedback zakupowy to ogół zasobów komunikacyjnych z dostawcą w sprawie danego procesu zakupowego. Przekazanie dostawcy informacji zwrotnej to dowód na zaangażowanie zamawiającego/kupca w projekty, w których bierze udział, a jednocześnie w ciągłe doskonalenie relacji z kontrahentami. Jednocześnie dział zakupów, poza przekazywaniem informacji dostawcom, sam może o taki feedback się starać, by optymalizować swoje działania.
Feedback może być przekazywany dowolnymi środkami komunikacji, jednak zawsze sposób przekazu powinien być uzależniony od sytuacji, kontrahenta i relacji między partnerami. Przy czym warto zauważyć, że jest to informacja, która może i powinna być przekazywana w wielu kierunkach:
- zamawiający przekazuje dostawcom informacje zwrotne na temat ich ofert po wybraniu dostawcy, w trakcie i po okresie trwania umowy,
- dostawca dostarcza zamawiającemu informacji zwrotnych na temat procesu zakupowego, w trakcie i po okresie trwania umowy,
- zamawiający i wybrany dostawca przeprowadzają dwustronne podsumowanie po zawarciu i/lub zakończeniu umowy,
- wewnętrznie – uczestniczące w procesie departamenty, interesariusze oraz dział zakupów przeprowadzają dwustronne podsumowanie lub przekazują sobie informacje zwrotne odnośnie do przebiegu procesu, współpracy oraz swoich oczekiwań i ich realizacji.
Wykorzystałeś swój limit bezpłatnych treści
Pozostałe 77% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników portalu. Zaloguj się, wybierz plan abonamentowy albo kup dostęp do artykułu/dokumentu.
Zaloguj się
