Zapomniane koszty źródłem oszczędności - tail spend management w praktyce
Rynkowy sukces przedsiębiorstwa byłby trudny bez sprawnie funkcjonujących procesów wewnętrznych oraz efektywnego wykorzystania dostępnych zasobów i środków. Nieprzykuwający uwagi tail spend, czyli wydatki rozproszone, może pochłaniać nieuzasadnione ilości zasobów, obniżając potencjał całej organizacji. Zarządzanie tail spend jest czasochłonne, a ze względu na ogólną wartość wydatków w tej kategorii ma ona stosunkowo niewielki wpływ na wynik finansowy firm. W związku z tym potencjał oszczędnościowy zakupowego „ogona” kryje się w optymalizacji procesów i ograniczeniu ich czasochłonności.
Zarządzanie zakupami w czasach VUCA
Działy zakupów znajdują się obecnie pod ogromną presją. Nieprzerwanie dbają o ciągłość dostaw w czasie wahań cen towarów, ich niedoboru czy niespodziewanych i nieprzewidywalnych czynników generowanych przez globalną gospodarkę, uwarunkowania geopolityczne czy klęski żywiołowe lub epidemie1. Na ich barkach spoczywa obecnie dostarczanie nie tylko zamówień dla klientów wewnętrznych, ale i wartości biznesowej dla całej organizacji. Elastyczne, innowacyjne podejście oparte na długotrwałych relacjach z dostawcami jest wymieniane jako jeden z podstawowych sposobów na przygotowanie się na nieobliczalne otoczenie biznesowe. Niemniej fundamentalna funkcja działu zakupów jako strażnika wydatków się nie zmieniła. Zabezpieczanie płynności finansowej firmy poprzez poduszki czy dźwignie zakupowe to w dalszym ciągu nieprzeceniana zaleta pilnowania strefy kosztowej. Ważniejsze jednak, że sprawnie zarządzany zespół zakupowy, szybko reagujący na zmiany i umiejący wybrać odpowiednie narzędzia do danej sytuacji, może stać się asem w rękawie każdego przedsiębiorstwa.
Nieodłączne dla funkcji zakupowej zarządzanie ryzykiem skupia się właśnie na kupcach i ich codziennej pracy. Podejmowane decyzje mogą mieć ogromny wpływ na całą organizację. Działy zakupów dbają obecnie o wprowadzanie wartości do firmy, a nie wyłącznie o ceny produktów czy usług.
Tak wiele elementów pracy działu zakupów oraz znaczenie głównych, strategicznych dostawców może odwrócić uwagę przedsiębiorstw od zamówień o niskiej wartości. Zamówień, które bardzo często są nieefektywnie zarządzane (lub wcale), a których koszt obsługi jest ukryty w różnych miejscach rocznych zestawień finansowych przedsiębiorstw. Coraz więcej organizacji zaczyna zdawać sobie sprawę z tego, ile pieniędzy w różnego rodzaju zasobach poświęca na obsługę tak zwanego ogona zakupowego.
Czym jest tail spend i zakupy kategorii C
Wydatki tail spend (typu C) to wszystkie zakupy biznesowe, które nie mieszczą się w typowych, bieżących i dużych, strategicznych czy produkcyjnych zakupach dokonywanych przez organizację. Mogą to być np. oprogramowanie czy usługi profesjonalne (prawnicze, konsultingowe), artykuły biurowe, pojedyncze zakupy u dostawców wybieranych ad hoc. Wartość zapotrzebowania określanego mianem tail spend jest również bardzo często zbyt mała, aby pojawić się na radarze działu zakupów, pozostając często wydatkami rozproszonymi, będącymi w kompetencjach poszczególnych działów lub jednostek terytorialnych. W dodatku każdy etap procesu zamówienia i reklamacji dotyczący zamówień o niskiej wartości potrafi angażować wielu pracowników z różnych działów firmy.
Dostęp do bezpłatnego artykułu
Możliwy jest po pozostawieniu adres e-mail wraz ze zgodą reklamową.
