Od docflow do workflow, czyli o skutecznym modelowaniu i czynnikach warunkujących sukces wdrożenia

Od lat nie cichnie dyskusja na temat przepływu pracy i dokumentów oraz zarządzania procesami biznesowymi zachodzącymi w firmach. Nierzadko wiele pojęć z tego zakresu stosujemy błędnie, dlatego warto usystematyzować sobie wiedzę o nich, wskazać różnice między nimi i ostatecznie odpowiedzieć na pytanie, czy oprogramowania wspomagające ten obszar można z sukcesem wdrożyć we wszystkich przedsiębiorstwach. To kluczowe, jeśli chcemy skutecznie zarządzać procesami w firmie.

MC_62_s. 19.jpg

Dokumenty i procesy

Demagogią jest twierdzenie, że koszt przechowywania dokumentu elektronicznego to tylko kilka mikrometrów dysku i koszt tego miniobszaru. Prawdziwym kosztem przechowania takiego dokumentu jest bowiem koszt całej infrastruktury wraz z jej zabezpieczeniem. Gdyby było inaczej, każdy z nas miałby już w firmie elektroniczne superarchiwum.

Co więcej, obieg dokumentów to nie – jak się mylnie sądzi – zarządzanie procesami. Dokumenty są tylko jednym z elementów mapy procesów organizacji, a zatem systemy obiegu dokumentów to wsparcie zarządzania zorientowanego na procesy, nie zaś systemy zarządzania procesami biznesowymi.

Wielu utożsamia pojęcie obiegu dokumentów, obiegu informacji z procesami biznesowymi i ich zarządzaniem. Jest to moim zdaniem kluczowe nieporozumienie, żeby nie powiedzieć błąd.

Proces biznesowy to działanie charakteryzujące się przede wszystkim wnoszeniem wartości dodanej i posiadanie papieru czy dokumentu w wersji elektronicznej nie ma tu nic do rzeczy. Na mapie procesów biznesowych dokumenty i ich kolejne wersje stanowią produkty procesów (niejedyne zresztą). Proces polegający na podjęciu decyzji to praca człowieka niosąca dużą wartość dodaną, ale nie obieg dokumentów będących śladami po niektórych tylko procesach w firmie. Dla przykładu procesem jest wyprodukowanie podzespołu i nie ma to nic wspólnego z systemem obiegu dokumentów. Gdzieś po drodze powstanie dokumentacja techniczna, ale to jeden z elementów systemu zarządzania procesami w firmie, jego podsystem.

Systemy obiegu dokumentów i obiegu informacji są ważnymi elementami w każdej organizacji, ale są to tylko produkty i to nie wszystkie na mapie procesów biznesowych firmy, dlatego właśnie nazywanie systemów, zaliczanych do klasy workflow, systemami BPM (Business Process Management) uważam za poważne nadużycie.

Kolejną ślepą uliczką jest traktowanie systemów klasy workflow jako narzędzi ścisłej kontroli poczynań pracowników. Nie znam przypadku wdrożenia systemu zakończonego sukcesem, którego głównym celem było kontrolowanie pracowników (np. czasu ich pracy). Znacznie skuteczniejsze są systemy informatyczne zaprojektowane tak, by pomagały pracownikom osiągać ich cele. Takie niejako wdrażają się same. Z kolei systemy kontroli i restrykcji, nawet jeżeli udaje się je wdrożyć, są bardzo kosztowne i często bojkotowane przez pracowników.

Jednak coś w tym jest, że obieg dokumentów (informacji) czasami staje się modelem procesów.

Kiedy i co modelować

Jeżeli czegoś nie można narysować, to znaczy, że to nie istnieje! To stwierdzenie odnosi się do istoty procesów i zarządzania nimi. Aby czymkolwiek zarządzać, należy to najpierw opisać, czyli udokumentować. Takim opisem będzie mapa procesów biznesowych, która stanowi model firmy z perspektywy jej funkcjonowania. Jak ją prawidłowo wykonać?

Model firmy powinien w sposób jasny i zrozumiały dla jej pracowników opisywać firmę, jej cel rynkowy oraz wszelkie jej aktywności wewnętrzne i zewnętrzne. Jest on niezbędny do przewidywania zachowań firmy, ale także do przygotowania jej na wdrożenia systemów informacyjnych.

Wykorzystałeś swój limit bezpłatnych treści

Pozostałe 78% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników portalu. Zaloguj się, wybierz plan abonamentowy albo kup dostęp do artykułu/dokumentu.

Kilka wariantów prenumeraty Pokaż opcje
Dwutygodniowy dostęp bez zobowiązań Wybieram

Abonament już od 100 zł miesięcznie

Dwutygodniowy dostęp bez zobowiązań

Pełen dostęp do wszystkich treści portalu
to koszt 100 zł miesięcznie
przy jednorazowej płatności za rok

WYBIERAM

Dwutygodniowy dostęp do wszystkich treści
portalu za 99 zł netto, które odliczymy od ceny
regularnej przy przedłużeniu abonamentu

WYBIERAM

Pełen dostęp do wszystkich treści portalu
to koszt 100 zł miesięcznie
przy jednorazowej płatności za rok

Dwutygodniowy dostęp do wszystkich treści
portalu za 99 zł netto, które odliczymy od ceny
regularnej przy przedłużeniu abonamentu

WYBIERAM

Polityka cookies

Dalsze aktywne korzystanie z Serwisu (przeglądanie treści, zamknięcie komunikatu, kliknięcie w odnośniki na stronie) bez zmian ustawień prywatności, wyrażasz zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez EXPLANATOR oraz partnerów w celu realizacji usług, zgodnie z Polityką prywatności. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce.

Usługa Cel użycia Włączone
Pliki cookies niezbędne do funkcjonowania strony Nie możesz wyłączyć tych plików cookies, ponieważ są one niezbędne by strona działała prawidłowo. W ramach tych plików cookies zapisywane są również zdefiniowane przez Ciebie ustawienia cookies. TAK
Pliki cookies analityczne Pliki cookies umożliwiające zbieranie informacji o sposobie korzystania przez użytkownika ze strony internetowej w celu optymalizacji jej funkcjonowania, oraz dostosowania do oczekiwań użytkownika. Informacje zebrane przez te pliki nie identyfikują żadnego konkretnego użytkownika.
Pliki cookies marketingowe Pliki cookies umożliwiające wyświetlanie użytkownikowi treści marketingowych dostosowanych do jego preferencji, oraz kierowanie do niego powiadomień o ofertach marketingowych odpowiadających jego zainteresowaniom, obejmujących informacje dotyczące produktów i usług administratora strony i podmiotów trzecich. Jeśli zdecydujesz się usunąć lub wyłączyć te pliki cookie, reklamy nadal będą wyświetlane, ale mogą one nie być odpowiednie dla Ciebie.