Power Query i prawidłowe przypisanie opiekuna do klienta

Kiedy liczy się zadowolenie klienta, przedsiębiorstwa zrobią prawie wszystko, aby nie malało. Zatrudniają specjalnych opiekunów dla kluczowych – albo dla wszystkich – klientów. Korzystają ze skomplikowanego oprogramowania CRM, aby monitorować i zarządzać relacjami z kontrahentami. Oczywiście to wszystko kosztuje, ale tego typu wydatki są inwestycją, która się zwraca. Chyba że akurat jesteśmy małą firmą i niespecjalnie stać nas na tego typu systemy... Albo rozbudowane kombajny do zarządzania relacjami z klientami to za dużo jak dla nas. W takim wypadku można do pomocy wykorzystać poczciwego Excela. I właśnie o tym chcę dziś porozmawiać.

Nie twierdzę, że zbudujemy w Excelu w pełni funkcjonalny system CRM. Ale spróbujemy odtworzyć pewne jego możliwości w skali, która będzie wystarczająca dla niewielkiego przedsiębiorstwa. Konkretnie – postaramy się przypisać opiekunów klienta do poszczególnych kontrahentów, bazując na pierwszej literze nazwy danego klienta. Wszystko, czego potrzebujemy, to dobrze zorganizowane dane. Oraz dodatek Power Query.

Power Query jest dodatkiem zaimplementowanym bezpośrednio w Excelu. Jeśli mamy starszą wersję tej aplikacji, dodatek można pobrać za darmo ze strony Microsoftu. Jeśli dysponujemy MS Office w wersji 365, mamy nie tylko zainstalowany dodatek, ale też jest on regularnie aktualizowany. Poniższe przykłady są stworzone w Excelu 2019, ale bez problemu powinno dać się je zastosować w każdej wersji Excela z działającym Power Query.

W czym pomaga Power Query?

To narzędzie pozwalające na podłączenie do skoroszytu Excela zewnętrznych źródeł danych oraz przekształcanie pobieranych informacji. Power Query pozwala między innymi filtrować, łączyć czy rozszerzać dane przed wprowadzeniem ich do arkusza. Podtrzymuje też łącze ze źródłem danych, dzięki czemu możliwe jest ich odświeżenie i doprowadzenie do takiej samej formy. Wszystkie przekształcenia Power Query zapamiętuje w formie ścieżki poleceń i jest w stanie przetworzyć wszystkie pasujące dane w ten sam sposób. Czyli wykonujemy pracę raz, a następnie dzięki podmienianiu plików źródłowych możemy cieszyć się w pełni funkcjonalnym narzędziem.

Zacznijmy od tego, gdzie są nasze dane i w jaki sposób chcemy z nich skorzystać. Przyjmijmy założenie, że wszystkie niezbędne informacje o naszych klientach, ich opiekunach oraz prowadzonych przez nich działaniach przechowujemy w excelowych skoroszytach. Oczywiście Power Query nie ma problemu z tym, żeby dane te były przechowywane w bazie SQL, Access czy w innym źródle, z którym może się połączyć.