Power Query – rewolucja w programie Excel, która oszczędzi godziny

Była połowa 2013 r. Pierwsi użytkownicy programu Excel otrzymywali egzemplarze programu Excel 2013, gdy Microsoft udostępnił na swojej stronie premierową wersję dodatku do programu Excel o nazwie Power Query. Ten, kto się z nim zapoznał i śledził jego rozwój, już nigdy nie wrócił do tradycyjnego sposobu przygotowywania danych do raportów. Dziś, prawie pięć lat później, dodatek pozostaje w zasadzie nieznany użytkownikom programu Excel, mimo że trafił do Excela 2016/365, a pobrać może go każdy, kto dysponuje Excelem przynajmniej w wersji 2010.

Istnieje wiele różnych podejść do przygotowania danych do raportów w Excelu, a każdy użytkownik radzi sobie tak, jak potrafi. Są więc tacy, którzy przygotowują dane metodą „kopiuj i wklej”. Są i tacy, którzy kopiują tylko formuły. Najbardziej wybitni częściowo zautomatyzowali proces z użyciem VBA. Na każdym poziomie pracy z Excelem próbujemy jednak wykonywać podobne rzeczy:

  • pobierać dane z systemów i plików źródłowych,
  • wklejać je do arkuszy w programie Excel,
  • obudować formułami (z których najpopularniejsze to WYSZUKAJ.PIONOWO i SUMA.JEŻELI),
  • zbudować front graficzny w postaci dashboardów złożonych z tabeli i wykresów zwykłych lub przestawnych.

Jak zacząć pracę z Power Query?

  • Excel 2010/2013 – pobierz plik instalacyjny ze strony Microsoft: https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=39379.
  • Pamiętaj, że język i wersję (koniecznie spójną z twoją wersją Excela: 32- lub 64-bitową) wybierasz, pobierając plik instalacyjny.
  • Excel 2016 – Power Query jest wbudowane w program. Zerknij do zakładki Dane (Data) > Pobieranie i Przekształcanie (Get & Transform).
  • Excel 365 – Power Query w pełni zastąpiło stare sposoby pobierania danych w interfejsie programu Excel.

Proces ten w wielu firmach i organizacjach jest powtarzany z taką częstotliwością, z jaką potrzebne są raporty – od dziennej przez tygodniową do miesięcznej. Proces ten jest też żmudny, ponieważ każdorazowo wymaga sprawdzenia formuł, danych, wyników, zanim wyślemy plik do odbiorców.

Nowy proces przygotowania raportu w programie Excel

Według mnie zaszły dwie rewolucyjne zmiany w programie Excel. Pierwsza to wprowadzenie tabel przestawnych, druga – wprowadzenie Power Query. Różnica jest tylko taka, że wprowadzenie Power Query odbyło się bez rozgłosu i pod różnymi nazwami, więc mamy do czynienia z cichą rewolucją, o której trzeba głośno mówić. Nowy proces przygotowania raportu wygląda tak, że nagrywamy, podobnie jak makro, ciąg powtarzalnych poleceń, klikając predefiniowane kroki w interfejsie. Na bieżąco obserwujemy (w oknie Zastosowane kroki) podgląd naszych danych, korygujemy błędy i sprawdzamy jakość. Do wyboru mamy szereg różnych poleceń, które umożliwiają wykonywanie działań na tabelach i kolumnach.

Przykład procesu przygotowania raportu przed Power Query

Oto przykładowy opis procesu przygotowania cotygodniowego raportu w jednej z firm produkcyjnych:

  1. Wyeksportuj dane z SAP jako CSV.
  2. Wczytaj dane z CSV do programu Excel.
  3. Podziel tekst jako kolumny.
  4. Skopiuj arkusz i wklej go do szablonu raportu.
  5. Skopiuj formułę WYSZUKAJ.PIONOWO, aby dla produktów odnaleźć elementy ze słownika (Kategoria, Podkategoria).
  6. Zmień źródło tabeli przestawnej.
  7. Odśwież tabelę przestawną na tabeli z SAP.
  8. Uaktualnij arkusz z budżetem.
  9. Uaktualnij formuły SUMA.JEŻELI.
  10. Zmień zakres wykresów w raporcie, obejmując również dane z nowego tygodnia.

Wykorzystałeś swój limit bezpłatnych treści

Pozostałe 70% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników portalu. Zaloguj się, wybierz plan abonamentowy albo kup dostęp do artykułu/dokumentu.

Kilka wariantów prenumeraty Pokaż opcje
Dwutygodniowy dostęp bez zobowiązań Wybieram

Abonament już od 100 zł miesięcznie

Dwutygodniowy dostęp bez zobowiązań

Pełen dostęp do wszystkich treści portalu
to koszt 100 zł miesięcznie
przy jednorazowej płatności za rok

WYBIERAM

Dwutygodniowy dostęp do wszystkich treści
portalu za 99 zł netto, które odliczymy od ceny
regularnej przy przedłużeniu abonamentu

WYBIERAM

Pełen dostęp do wszystkich treści portalu
to koszt 100 zł miesięcznie
przy jednorazowej płatności za rok

Dwutygodniowy dostęp do wszystkich treści
portalu za 99 zł netto, które odliczymy od ceny
regularnej przy przedłużeniu abonamentu

WYBIERAM

Polityka cookies

Dalsze aktywne korzystanie z Serwisu (przeglądanie treści, zamknięcie komunikatu, kliknięcie w odnośniki na stronie) bez zmian ustawień prywatności, wyrażasz zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez EXPLANATOR oraz partnerów w celu realizacji usług, zgodnie z Polityką prywatności. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce.

Usługa Cel użycia Włączone
Pliki cookies niezbędne do funkcjonowania strony Nie możesz wyłączyć tych plików cookies, ponieważ są one niezbędne by strona działała prawidłowo. W ramach tych plików cookies zapisywane są również zdefiniowane przez Ciebie ustawienia cookies. TAK
Pliki cookies analityczne Pliki cookies umożliwiające zbieranie informacji o sposobie korzystania przez użytkownika ze strony internetowej w celu optymalizacji jej funkcjonowania, oraz dostosowania do oczekiwań użytkownika. Informacje zebrane przez te pliki nie identyfikują żadnego konkretnego użytkownika.
Pliki cookies marketingowe Pliki cookies umożliwiające wyświetlanie użytkownikowi treści marketingowych dostosowanych do jego preferencji, oraz kierowanie do niego powiadomień o ofertach marketingowych odpowiadających jego zainteresowaniom, obejmujących informacje dotyczące produktów i usług administratora strony i podmiotów trzecich. Jeśli zdecydujesz się usunąć lub wyłączyć te pliki cookie, reklamy nadal będą wyświetlane, ale mogą one nie być odpowiednie dla Ciebie.