Rejestracja na potrzeby VAT

Od dnia 1.01.2026r. zwolnienie podmiotowe jest możliwe, jeżeli sprzedaż dokonywana przez podatnika posiadającego siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju, u którego wartość sprzedaży, z wyłączeniem podatku, nie przekroczyła w poprzednim ani bieżącym roku podatkowym kwoty 240 tys. zł.

Dostawca nieposiadający siedziby działalności gospodarczej w Polsce, dokonujący wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość, które w momencie rozpoczęcia wysyłki lub transportu znajdują się na terytorium kraju, składa zgłoszenie rejestracyjne do naczelnika urzędu skarbowego przed dniem dokonania dostawy.

Podmioty będące drobnymi przedsiębiorcami, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 (zwolnienie podmiotowe, jeżeli sprzedaż dokonywana przez podatnika posiadającego siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju, u którego wartość sprzedaży, z wyłączeniem podatku, nie przekroczyła w poprzednim ani bieżącym roku podatkowym kwoty 200 tys. zł) lub wykonujące wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 ustawy o VAT (zwolnienie przedmiotowe) mogą fakultatywnie złożyć zgłoszenie rejestracyjne. W przypadku, gdy podmioty zwolnione podmiotowo od VAT zamierzają skorzystać ze zwolnienia dla dostaw towarów i świadczenia usług w państwie członkowskim innym niż Polska i dotychczas nie zostały zarejestrowane jako „podatnik VAT zwolniony”, są zobowiązane złożyć zgłoszenie rejestracyjne przed złożeniem powiadomienia o zamiarze skorzystania ze zwolnienia.

W przypadku grupy VAT jej przedstawiciel składa zgłoszenie rejestracyjne VAT do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla tego przedstawiciela, wraz z umową o utworzeniu grupy VAT.

Rejestracja podatnika VAT

Naczelnik urzędu skarbowego, po weryfikacji danych podanych w zgłoszeniu rejestracyjnym rejestruje podatnika jako podatnika VAT czynnego lub podatnika VAT zwolnionego i na jego wniosek potwierdza to zarejestrowanie. Naczelnik urzędu skarbowego nie dokonuje rejestracji podmiotu jako podatnika VAT bez konieczności zawiadamiania podmiotu, jeżeli:

• dane podane w zgłoszeniu rejestracyjnym są niezgodne z prawdą,
• podmiot ten nie istnieje,
• pomimo podjętych udokumentowanych prób nie ma możliwości skontaktowania się z tym podmiotem albo jego pełnomocnikiem,
• podmiot lub jego pełnomocnik nie stawia się na wezwania naczelnika urzędu skarbowego,
• z posiadanych informacji wynika, że podatnik może prowadzić działania z zamiarem wykorzystania działalności banków lub spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych do celów mających związek z wyłudzeniami skarbowymi,
• wobec tego podmiotu sąd orzekł, na podstawie odrębnych przepisów, zakaz prowadzenia działalności gospodarczej.

W przypadku zarejestrowania podatnika, którego zgłoszenie rejestracyjne zostało złożone przez pełnomocnika, pełnomocnik odpowiada solidarnie wraz z zarejestrowanym podatnikiem do kwoty 500 tys. zł za zaległości podatkowe podatnika powstałe z tytułu czynności wykonanych w ciągu sześciu miesięcy od dnia zarejestrowania podatnika jako podatnika VAT czynnego (pod warunkiem jednak, że powstanie zaległości podatkowych wiązało się z uczestnictwem podatnika w nierzetelnym rozliczaniu podatku w celu odniesienia korzyści majątkowej). Naczelnik urzędu skarbowego nie dokonuje rejestracji grupy VAT jako podatnika VAT, jeżeli nie są spełnione warunki uznania grupy VAT za podatnika.

Jeżeli drobni przedsiębiorcy zwolnieni podmiotowo z VAT lub podmioty wykonujące wyłącznie czynności zwolnione od tego podatku (zwolnienie przedmiotowe) rozpoczną dokonywanie sprzedaży opodatkowanej, utracą zwolnienie od podatku lub zrezygnują z tego zwolnienia, zobowiązane są do złożenia zgłoszenia rejestracyjnego, a w przypadku podatników zarejestrowanych jako podatnicy VAT zwolnieni – do aktualizacji tego zgłoszenia w ustawowych terminach.

Jeżeli podatnik zarejestrowany jako podatnik VAT zaprzestał wykonywania czynności podlegającej opodatkowaniu, jest on zobowiązany zgłosić zaprzestanie działalności naczelnikowi urzędu skarbowego (zgłoszenie to stanowi dla naczelnika urzędu skarbowego podstawę do wykreślenia podatnika z rejestru jako podatnika VAT).

Naczelnik urzędu skarbowego rejestruje podmiot, który dokonał zawiadomienia o zamiarze rozpoczęcia wewnątrzwspólnotowej dostawy lub pierwszego wewnątrzwspólnotowego nabycia jako podatnika VAT UE.

Wykreślenie podatnika VAT z rejestru

W przypadku śmierci podatnika VAT naczelnik urzędu skarbowego wykreśla go z urzędu z rejestru jako podatnika VAT. Naczelnik urzędu skarbowego wykreśla z urzędu podatnika VAT będącego jednostką organizacyjną niemającą osobowości prawnej stanowiącą przedsiębiorstwo w spadku z rejestru jako podatnika VAT w przypadku, alternatywnie:

• zaprzestania przez osobę, która dokonała zgłoszenia do naczelnika urzędu skarbowego o kontynuowaniu prowadzenia przedsiębiorstwa w spadku, prowadzenia tego przedsiębiorstwa pod firmą zmarłego przedsiębiorcy,
• wygaśnięcia uprawnienia do powołania zarządcy sukcesyjnego, w przypadku gdy zarząd sukcesyjny nie został ustanowiony i dokonano zgłoszenia o kontynuowaniu prowadzenia przedsiębiorstwa w spadku,
• zaprzestania pełnienia funkcji przez zarządcę sukcesyjnego,
• wygaśnięcia zarządu sukcesyjnego.

Z chwilą rejestracji grupy VAT jako podatnika naczelnik urzędu skarbowego z urzędu wykreśla z rejestru jako podatnika VAT członka grupy VAT. Naczelnik urzędu skarbowego z urzędu wykreśla z rejestru jako podatnika VAT grupę VAT, która utraciła status podatnika. Naczelnik urzędu skarbowego wykreśla z urzędu podatnika posiadającego siedzibę działalności gospodarczej na terytorium państwa członkowskiego innym niż Polska, którego sprzedaż jest zwolniona od VAT z rejestru jako podatnika VAT czynnego po uzyskaniu informacji o zidentyfikowaniu go za pomocą indywidualnego numeru identyfikacyjnego EX i zawiadamia go o tym wykreśleniu. W przypadku, gdy podatnik ten podlegał zarejestrowaniu jako podatnik VAT UE, naczelnik urzędu skarbowego pozostawia go w rejestrze, nadając mu status „podatnika VAT zwolnionego”. W przypadku, gdy zaprzestanie wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu nie zostało zgłoszone naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnik ten wykreśla z urzędu podatnika z rejestru jako podatnika VAT. Naczelnik urzędu skarbowego wykreśla z urzędu podatnika z rejestru jako podatnika VAT bez konieczności zawiadamiania o tym podatnika, jeżeli:

• podatnik nie istnieje,
• pomimo podjętych udokumentowanych prób nie ma możliwości skontaktowania się z podatnikiem albo jego pełnomocnikiem,
• dane podane w zgłoszeniu rejestracyjnym okażą się niezgodne z prawdą,
• podatnik lub jego pełnomocnik nie stawia się na wezwania naczelnika urzędu skarbowego, naczelnika urzędu celno-skarbowego, dyrektora izby administracji skarbowej lub Szefa Krajowej Administracji Skarbowej,
• posiadane informacje wskazują na prowadzenie przez podatnika działań z zamiarem wykorzystania działalności banków lub spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych do celów mających związek z wyłudzeniami skarbowymi,
• wobec tego podatnika sąd orzekł, na podstawie odrębnych przepisów, zakaz prowadzenia działalności gospodarczej.