Wzmacnianie efektywności procesów planowania i budżetowania finansowego z perspektywy kontrolera finansowego

W pewnym momencie roku w kalendarzach pojawia się notka z informacją, do kiedy plan powinien zostać złożony, jakie są wymagania, od kiedy i do kiedy są otwarte systemy planistyczne i inne kluczowe informacje.

Przeważnie jest to wywołane poprzez komunikację wewnętrzną, zbudowaną na podstawie ogólnie przyjętego cyklu planistycznego, przy czym w różnych firmach planowanie może rozpoczynać się i kończyć w różnych miesiącach, oraz mieć różny interwał (kwartał/rok etc.). Niezależnie od procesu taka informacja to jasny sygnał dla kontrolera zajmującego się planowaniem, że wkrótce trzeba będzie zakasać rękawy.

W tym miniporadniku postaram się podzielić swoimi doświadczeniami oraz podpowiem, jak z punktu widzenia osoby odpowiedzialnej za przygotowanie planu możemy ten proces usprawnić i ustrukturyzować, czyniąc go bardziej efektywnym, uwalniając tym samym nieco czasu na inne, kontrolerskie zadania.

Poradnik podzielony jest na cztery działy, które mają za zadanie przybliżyć i zaadresować główne bolączki przy planowaniu w dużej organizacji, szczególnie metodą kalkulacji od postaw (Zero Base Budgeting).

Zaplanuj to!

Z otrzymanego kalendarza lub notatki wiemy, do kiedy należy złożyć plan. To kluczowy, zazwyczaj nieprzekraczalny termin. Planowanie jednego działu czy funkcji jest częścią większego procesu – procesu, który nie poczeka i nie zostanie zatrzymany z uwagi na niedotrzymanie terminu przez jedną z jednostek. Ważne zatem, żeby zadbać o terminowość, a co się z tym wiąże zaplanować odpowiednio całość:

• Planuj wstecz: mając określone ramy czasowe (dzisiejszą datę i ostateczny termin złożenia planu), rozpisz kolejne kroki.
• Refleksja: od czego należy zacząć proces planowania – czy będzie to komunikacja, czy stworzenie formatek budżetowych, czy może odświeżenie dostępów? Znajdź pierwszą czynność i wpisz ją do swojego kalendarza planistycznego. Z drugiej strony wpisz ostatnią czynność (złożenie planu) pod odpowiednią datą.
• Dodawaj kolejne czynności i aktywności. Postaraj się już na tym etapie oszacować, ile czasu Ci to zajmie.
• Planuj w oparciu o dni i tygodnie kalendarzowe.
• Uwzględnij w planie czynności stałe (zamknięcia miesiąca, raportowanie bieżące) i spodziewane dodatkowe czynniki (okres urlopowy etc.).
• Poruszaj się po całym procesie. Bądź realistą, a nie optymistą. Zaplanuj bufory czasowe na pracę własną.
• Uwzględnij doświadczenia z poprzednich lat – czy masz wymagających interesariuszy, którzy potrzebują szczegółów? Jeżeli tak, uwzględnij to w czasie zaplanowanym na aktywności związane z interakcją z nimi.
• Wizualizuj – stwórz Gaant Chart, chociażby w Excelu lub wykorzystaj narzędzia do planowania zadań, do rozpisania aktywności planistycznych – dużo łatwiej poruszać się po kalendarzu niż osobnych plikach czy zakładkach, żeby zrozumieć w którym miejscu planowania jesteśmy.
• Aktualizuj statusy poszczególnych zadań – zarówno zależnych, jak i niezależnych od Ciebie – pomaga to w szybkim dostrzeżeniu i rozwiązaniu wąskich gardeł/blockerów.