Matryca KPI w praktyce

Słów kilka o KPI

KPI wykorzystywane są w wielu różnych dziedzinach i pozwalają ocenić skuteczność działań biznesowych. Pozwalają ograniczyć dużą ilość informacji do najbardziej potrzebnych danych, które dają najlepszy obraz realizacji wyznaczonych celów. Wskaźniki KPI są charakterystyczne dla danej firmy, konkretnego stanowiska i będą się różnić w zależności od charakterystyki przedsiębiorstwa, branży, wielkości firmy bądź strategii działania.

Największym problemem w zarządzaniu poprzez KPI jest wyselekcjonowanie tych najwłaściwszych miar. Kłopot pojawia się w momencie, gdy trzeba wybrać trzy, które najlepiej oddają stan badanego zjawiska. Ideą KPI jest bowiem szybkie i skuteczne uzyskanie informacji zarządczej, a nie zasypywanie swoich przełożonych mnóstwem liczb i wykresów. Słowo „kluczowe” (key) nie znalazło się w nazwie tej techniki zarządczej przypadkiem. Jednak z tym wyborem nie jest wcale tak łatwo.

KPI to zagadnienie bardzo rozległe i elastyczne. W związku z tym może wydawać się, że wprowadzenie ich do własnej firmy jest proste i nie wymaga zbyt wielu przygotowań. Wystarczy założyć sobie jakieś cele, narzucić je pracownikom i od razu dostanie się wyniki określające jakość pracy. Nic bardziej mylnego, a wprowadzenie wskaźników efektywności jest dość złożonym, ale wartym wysiłku przedsięwzięciem. Przede wszystkim trzeba dokładnie przeanalizować, co KPI mają pokazywać, jakich danych oczekują managerowie i szefowie. Trzeba również dobrać odpowiednie wartości KPI, aby w trakcie nie okazało się, że są one zbyt wysokie, a realizacja ich jest niemal niemożliwa lub – z drugiej strony – zbyt niskie, a firma nie pracuje z maksymalną efektywnością. Pełna niuansów jest również interpretacja wskaźników efektywności. Rzadko bowiem następuje proste przełożenie – KPI nie są utrzymane na odpowiednim poziomie, bo pracownik nie wykonuje należycie swoich obowiązków. W wielu sytuacjach powodów trzeba szukać gdzieś indziej.