Cash pooling – aspekt księgowy i finansowy
Cash pooling to forma zarządzania płynnością finansową, stosowana głównie w ramach grup kapitałowych. Umowy tego typu wdraża się m.in. po to, aby usprawnić zarządzanie środkami pieniężnymi oraz zoptymalizować koszty, łącząc salda (rzeczywiste lub wirtualne) z wielu odrębnych rachunków bankowych. Stanowi to bez wątpienia korzystną alternatywę dla kredytów i pożyczek, ponieważ opiera się na wykorzystaniu różnic kapitałowych pomiędzy podmiotami w ramach tej samej grupy kapitałowej, co w efekcie umożliwia istotne ograniczenie kosztów finansowania działalności, jakie mogłyby powstać w przypadku konieczności korzystania z zewnętrznego kredytowania. W Polsce jest to wciąż rzadko wykorzystywana forma, która nie ma bezpośredniego umocowania w krajowych przepisach prawa i w praktyce funkcjonuje jako umowa nienazwana. Nie spełnia ona także cech pożyczki w rozumieniu prawa polskiego, ponieważ nie występuje w niej obowiązek przekazania określonej kwoty środków pieniężnych na rzecz wskazanego w umowie podmiotu. Z tego względu przy umowie cash poolingu należy odwoływać się do regulacji zawartych w Kodeksie cywilnym, w myśl którego w art. 3531 czytamy, że strony zawierające umowę mogą ułożyć stosunek prawny według swego uznania, byleby jego treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości (naturze) stosunku, ustawie ani zasadom współżycia społecznego.
Na czym polega cash pooling?
Cash pooling to rozwiązanie przeznaczone dla firm funkcjonujących w ramach grupy kapitałowej lub powiązanych ze sobą gospodarczo. Polega ono na wspólnym zarządzaniu płynnością finansową poprzez przekazywanie środków pieniężnych przez spółki należące do grupy na jedno wspólne konto, zarządzane przez tzw. pool leadera. Funkcję pool leadera może pełnić bank lub inny podmiot z tej samej grupy kapitałowej. Środki zgromadzone na wspólnym rachunku są wykorzystywane do uzupełniania braków na kontach niektórych spółek, przy czym niedobory są pokrywane z nadwyżek wypracowanych przez inne podmioty w grupie. W tym modelu zarówno podmiot przekazujący, jak i otrzymujący środki nie ma wiedzy, od kogo pochodzą lub do kogo ostatecznie trafią przekazane pieniądze.
Kompensacja sald w ramach cash poolingu może przyjąć jedną z dwóch form:
- Zero-balancing cashpooling – czyli fizyczne przekazywanie środków pieniężnych pomiędzy rachunkami uczestników umowy a rachunkiem głównym (wspólnym grupy). Salda dodatnie przekazywane są na rachunek główny, a salda ujemne na rachunkach poszczególnych spółek kompensowane są z rachunku głównego.
- National cash pooling – czyli wirtualne przekazywanie środków. Fizycznie środki pieniężne pozostają na poszczególnych rachunkach uczestników, dodatnie salda ulegają potrąceniu wyłącznie „na papierze”, a odsetki naliczane są od całkowitego bilansu wszystkich podmiotów umowy cash poolingu.
Ewidencja księgowa cash poolingu
W systemie cash poolingu środkami zgromadzonymi na wspólnym rachunku zarządza pool leader, który kontroluje salda rachunków bankowych uczestników, a także nalicza i rozlicza odsetki. Na tym koncie realizowane są wielostronne operacje kompensujące salda debetowe i kredytowe poszczególnych podmiotów biorących udział w systemie. Od tych sald naliczane są odsetki – podmioty z saldem kredytowym są nimi obciążane, a środki trafiają na rachunki jednostek posiadających saldo debetowe. Koszty obsługi wspólnego rachunku, w tym opłaty bankowe, ponosi pool leader, który następnie rozdziela je pomiędzy wszystkie jednostki uczestniczące w systemie.
Ewidencja księgowa od strony pool leadera
-
Przelew środków pieniężnych od uczestnika w cash pooling na rachunek wspólny w kwocie 150 000 000 zł
Strona WN konta 130 Rachunek wspólny cash poolingu kwota 150 000 000 zł
Strona MA konta 240 Rozrachunki z tytułu cash poolingu kwota 150 000 000 zł
- Przelew środków pieniężnych na rachunek jednostki wykazującej saldo ujemne w kwocie 50 000 000 zł
Strona WN konta 240 Rozrachunki z tytułu cash poolingu kwota 50 000 000 zł
Strona MA konta 130 Rachunek wspólny cash poolingu kwota 50 000 000 zł
- Naliczenie odsetek bankowych od dodatniego salda na rachunku wspólnym w kwocie 5 000 zł
Strona WN konta 130 Rachunek wspólny cash poolingu kwota 5 000 zł
Strona MA konta 750 Przychody finansowe kwota 5 000 zł
- Naliczenie opłat bankowych za prowadzenie rachunku w kwocie 1 000 zł
Strona WN konta 402 Usługi obce kwota 1 000 zł
Strona MA konta 130 Rachunek wspólny cash poolingu kwota 1 000 zł
- Przekazanie naliczonych odsetek w proporcjonalnej części jednostce uczestniczącej w uzyskanym saldzie dodatnim na rachunku wspólnym w kwocie 1 200 zł
Strona WN konta 751 Koszty finansowe kwota 1 200 zł
Strona MA konta 240 Rozrachunki z tytułu cash poolingu kwota 1 200 zł
- Obciążenie jednostki uczestniczącej w cash poolingu, która wykazuje saldo kredytowe odsetkami w kwocie 200 zł
Strona WN konta 240 Rozrachunki z tytułu cash poolingu kwota 200 zł
Strona MA konta 750 Przychody finansowe kwota 200 zł
- Obciążenie jednostek uczestniczących w cash poolingu kosztami obsługi wspólnego konta (wynagrodzenie dla pool leadera) w kwocie 300 zł
Strona WN konta 240 Rozrachunki z tytułu cash poolingu kwota 300 zł
Strona MA konta 710 Pozostałe przychody ze sprzedaży kwota 300 zł
Ewidencja księgowa od strony uczestnika cash poolingu
-
Przelew środków pieniężnych uczestnika cash poolingu na wspólny rachunek w kwocie 50 000 zł
Strona WN konta 240 Rozrachunki z tytułu cash poolingu kwota 50 000 zł
Strona MA konta 130 Rachunek bankowy kwota 50 000 zł
- Przelew środków pieniężnych z rachunku wspólnego na konto jednostki wykazującej saldo ujemne w kwocie 5 000 zł
Strona WN konta 130 Rachunek bankowy 240 Rozrachunki z uczestnikami cash poolingu kwota 5 000 zł
Strona MA konta 240 Rozrachunki z tytułu cash poolingu kwota 5 000 zł
- Otrzymanie odsetek od debetowego salda w kwocie 200 zł
Strona WN konta 240 Rozrachunki z tytułu cash poolingu kwota 200 zł
Strona MA konta 750 Przychody finansowe kwota 200 zł
- Naliczone odsetki od kredytowego salda w kwocie 100 zł
Strona WN konta 751 Koszty finansowe kwota 100 zł
Strona MA konta 240 Rozrachunki z tytułu cash poolingu kwota 100 zł
- Obciążenie uczestnika cash poolingu kosztami obsługi wspólnego konta (wynagrodzenie dla pool leadera) w kwocie 150 zł
Strona WN konta 402 Usługi obce kwota 150 zł
Strona MA konta 240 Rozrachunki z tytułu cash poolingu kwota 150 zł
Saldo konta „Rozrachunki z uczestnikami cash poolingu” wykazuje krótkoterminowe należności lub zobowiązania wobec jednostek powiązanych, w zależności od tego, czy na koncie występuje saldo debetowe, czy kredytowe. Dane dotyczące udziału w systemie cash poolingu jednostka powinna ujawnić w informacji wstępnej do sprawozdania finansowego.
Aspekt podatkowy cash poolingu
Pod względem podatkowym cash pooling budzi wiele wątpliwości. Jest to umowa nienazwana, a zatem nie znajduje ona bezpośredniego odzwierciedlenia w przepisach prawa. W tym przypadku można odnieść się jedynie do art. 3531 Kodeksu cywilnego dotyczącego swobody umów. Analiza charakteru umowy cash poolingu prowadzi do wniosku, że nie spełnia ona cech pożyczki, ponieważ uczestnik przekazujący środki na rachunek wspólny nie ma wiedzy, w jaki sposób, w jakiej wysokości i komu zostaną one przekazane. Również podmiot otrzymujący środki nie wie, z jakiego źródła pochodzą. W związku z tym transakcji tych nie można zakwalifikować jako pożyczki. Ponieważ umowa cash poolingu nie została wskazana w art. 1 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku od czynności cywilnoprawnych i nie ma charakteru pożyczki, nie podlega opodatkowaniu PCC.
Podobnie w przypadku podatku VAT, umowa cash poolingu nie została wprost wskazana w ustawie. Analizując jej charakter, można stwierdzić, że uczestnicy cash poolingu nie wykonują wobec siebie żadnych usług, a więc nie podlegają opodatkowaniu VAT. Usługę na rzecz uczestników świadczy wyłącznie pool leader, który zarządza wspólnym rachunkiem. Jednak jego czynności, zgodnie z art. 43 ustawy o VAT, są zwolnione z opodatkowania, ponieważ stanowią usługi pośrednictwa finansowego.
Wątpliwości pojawiają się również w kwestii, czy uczestnicy będą musieli rozpoznać przychody z tytułu częściowo nieodpłatnie otrzymanych świadczeń w oparciu o art. 12 ust. 1 pkt 2 ustawy CIT. W kwestii tej można odwołać się do interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 24 kwietnia 2018 r. o nr 0114-KDIP2-1.4010.135.2018.4.JF, w której stwierdza, że „Mając powyższe na uwadze, nie można stwierdzić, że w związku z uczestnictwem w systemie cash-poolingu, którykolwiek z Uczestników otrzyma nieodpłatne, bądź częściowo odpłatne świadczenie od pozostałych stron Umowy, w tym Koordynatora. Obniżenie kosztów podatkowych po stronie Uczestników ma swoje uzasadnienie ekonomiczne i wynika z celu i charakterystyki cash-poolingu. Uczestnicy nie będą zatem zobowiązani do rozpoznawania przychodu z tytułu nieodpłatnych lub częściowo odpłatnych świadczeń, o których mowa w art. 12 ust. 1 pkt 2 ustawy o CIT”.
Powyższe stanowisko potwierdzają najnowsze interpretacje organów podatkowych, m.in. interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 9 lipca 2025 r. (sygn. 0111-KDIB1-3.4010.260.2025.2.PC)
Operacje w ramach cash poolingu zachodzą pomiędzy podmiotami powiązanymi, dlatego należy mieć na uwadze kwestie cen transferowych, co wiąże się z koniecznością zapewnienia, aby stosowane oprocentowanie odpowiadało warunkom rynkowym. Finansowanie pozyskiwane w ramach grupy powinno być co do zasady tańsze niż finansowanie od podmiotów niepowiązanych, jednak różnica ta musi mieścić się w akceptowalnych granicach rynkowych.
Należy również pamiętać o obowiązkach związanych z identyfikacją schematów podatkowych – w szczególności bank oferujący usługę cash poolingu powinien przeanalizować, czy nie występuje w roli tzw. promotora schematu podatkowego.
