Konsultant SAP wchodzi do firmy. Sposoby na sprawną współpracę

Wdrożenie SAP to proces skomplikowany i narażony na wystąpienie błędów, szczególnie jeśli komunikacja na linii firma–firma wdrożeniowa nie przebiega sprawnie. W artykule zaprezentowano podpowiedzi, jak zorganizować służby informatyczne i jak współpracować z firmą wdrożeniową, aby projekt zamknął się w oczekiwanym czasie i uzyskał pozytywne referencje użytkowników końcowych.

INFO_15_44.jpg

Aby właściwie rozprawić się z postawionym problemem, należy odpowiedzieć sobie na kilka podstawowych pytań: kim jest konsultant SAP i jakie powinien mieć kompetencje? Jaką rolę pełni project manager? Kim są kierownicy projektu po stronie firmy wdrażającej rozwiązanie i jakimi cechami powinni się charakteryzować? Ale to jeszcze nie wszystko. W dalszej kolejności warto mieć świadomość, dlaczego symetria w organizacji obu zespołów projektowych jest kluczowa, do czego służą narzędzia komunikacyjne, a przede wszystkim, jak właściwie reagować na sytuacje kryzysowe.

Kim jest konsultant SAP i jak wygląda jego praca?

Częstym wyzwaniem w relacji firmy, która chce mieć wdrożone narzędzie informatyczne, z firmą wdrażającą jest przezwyciężenie braków w rozumieniu poszczególnych kompetencji i charakteru pracy konsultantów zajmujących się konkretnymi procesami biznesowymi. W większości przypadków konsultanci są przydzielani do poszczególnych zakresów kompetencyjnych i funkcyjnych. W przypadku SAP są to moduły obejmujące obszary takie, jak: finanse, controlling, logistyka CRM, HR.

Konsultant w zespole pełni rolę pierwszego kontaktu z zespołem wdrożeniowym po stronie klienta. Jego zadaniem jest zebranie informacji charakterystycznych dla danego biznesu w celu znalezienia optymalnego rozwiązania systemowego. Możemy sobie jednak już teraz wyobrazić, że po stronie klienta mamy osobę, która najlepiej zna procesy biznesowe związane z jego obszarem, np. finansami. W efekcie relacji dwóch specjalistów powstanie koncepcja wykorzystania funkcji modułu SAP przydatnej w danej jednostce gospodarczej. Zadaniem konsultanta SAP jest dokładne opisanie stanu aktualnego w ramach wdrożenia oraz zaproponowanie optymalnego rozwiązania na poziomie procesów SAP.

Przedsiębiorstwo, które przygotowuje się na wdrożenie, najczęściej otrzymuje portfolia konsultantów, którzy będą przeprowadzać wywiady i analizy w jego środowisku biznesowym. Warto więc, aby osoby decyzyjne zwróciły uwagę na następujące cechy i umiejętności po stronie potencjalnego konsultanta:

  • umiejętność słuchania tego, co przedstawiciele firmy mają do powiedzenia,
  • zdolność do przełożenia procesu biznesowego na język SAP, czyli zadania, które będą do wykonania bezpośrednio w systemie,
  • umiejętność jasnego i zwięzłego przygotowania opisu rozwiązania i klarownego przekazania wytycznych dla programistów ABAP, jeżeli zajdzie taka potrzeba,
  • elastyczność, aby w porę i właściwie reagować na zmienne wymagania (a takie zazwyczaj się pojawiają),
  • wysoka merytoryczność w ramach obsługiwanego przez siebie modułu, np. w przypadku konsultanta SAP FI (finanse) ważna jest poszerzona wiedza o bieżących przepisach, w szczególności dotyczących podatku VAT.

Dobrze też wiedzieć, jak wygląda tryb pracy konsultanta. Poza zadaniami, które wykonuje w miejscu pracy, często pracuje też zdalnie z domu. Częścią jego pracy są także regularne wizyty w siedzibie firmy, w której wdrażany jest projekt (praca u klienta). Z tego względu warto zwrócić uwagę, czy wybrany konsultant ma zdolności związane z planowaniem i organizacją. Ważne też, by upewnić się, czy konsultant jest członkiem więcej niż jednego zespołu projektowego, ponieważ przy skomplikowanym wdrożeniu konieczna jest duża elastyczność i umiejętność szybkiego przełączania się pomiędzy projektami.

Kompetencje project managera

Project manager jest główną osobą kontaktową pomiędzy firmą wdrożeniową a klientem na etapie realizacji projektu. Jest on odpowiedzialny za kompleksowe przygotowanie projektu, co oznacza:

  • przygotowanie oficjalnej dokumentacji projektowej (karta projektu, lista otwartych zadań, rejestr prac dodatkowych – CR),
  • identyfikację osób w projekcie po obu stronach wdrożenia (kto jest kim, dane personalne, numery telefonów, e-maile),
  • ustalony plan projektu (harmonogram i fazy projektu uwzględniające urlopy członków zespołu),
  • narzędzia, jakimi będziemy się posługiwać (komunikatory, mail, Sharepoint, Jira, Confluence),
  • plan komunikacji (liczba i częstotliwość spotkań, także jej rodzaje: telekonferencje, e-maile, spotkania na żywo).

Project manager zarządza zespołem po stronie firmy wdrożeniowej oraz jest osobą zbierającą wymagania ze strony klienta. W przypadku konfliktów lub trudności jest pierwszą osobą informowaną przez klienta o nieprawidłowościach w projekcie. W zakresie własnych obowiązków jest odpowiedzialny za trzy obszary:

  1. Realizację zakresu projektu w wyznaczonym czasie;
  2. Zasoby przydzielone do projektu (role w projekcie);
  3. Wynik finansowy projektu.

Wśród jego zadań znajduje się także raportowanie statusu projektu wewnątrz organizacji oraz uczestnictwo w posiedzeniach komitetu sterującego (steering committee).

Wykorzystałeś swój limit bezpłatnych treści

Pozostałe 68% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników portalu. Zaloguj się, wybierz plan abonamentowy albo kup dostęp do artykułu/dokumentu.

Kilka wariantów prenumeraty Pokaż opcje
Dwutygodniowy dostęp bez zobowiązań Wybieram

Abonament już od 100 zł miesięcznie

Dwutygodniowy dostęp bez zobowiązań

Pełen dostęp do wszystkich treści portalu
to koszt 100 zł miesięcznie
przy jednorazowej płatności za rok

WYBIERAM

Dwutygodniowy dostęp do wszystkich treści
portalu za 99 zł netto, które odliczymy od ceny
regularnej przy przedłużeniu abonamentu

WYBIERAM

Pełen dostęp do wszystkich treści portalu
to koszt 100 zł miesięcznie
przy jednorazowej płatności za rok

Dwutygodniowy dostęp do wszystkich treści
portalu za 99 zł netto, które odliczymy od ceny
regularnej przy przedłużeniu abonamentu

WYBIERAM

Polityka cookies

Dalsze aktywne korzystanie z Serwisu (przeglądanie treści, zamknięcie komunikatu, kliknięcie w odnośniki na stronie) bez zmian ustawień prywatności, wyrażasz zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez EXPLANATOR oraz partnerów w celu realizacji usług, zgodnie z Polityką prywatności. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce.

Usługa Cel użycia Włączone
Pliki cookies niezbędne do funkcjonowania strony Nie możesz wyłączyć tych plików cookies, ponieważ są one niezbędne by strona działała prawidłowo. W ramach tych plików cookies zapisywane są również zdefiniowane przez Ciebie ustawienia cookies. TAK
Pliki cookies analityczne Pliki cookies umożliwiające zbieranie informacji o sposobie korzystania przez użytkownika ze strony internetowej w celu optymalizacji jej funkcjonowania, oraz dostosowania do oczekiwań użytkownika. Informacje zebrane przez te pliki nie identyfikują żadnego konkretnego użytkownika.
Pliki cookies marketingowe Pliki cookies umożliwiające wyświetlanie użytkownikowi treści marketingowych dostosowanych do jego preferencji, oraz kierowanie do niego powiadomień o ofertach marketingowych odpowiadających jego zainteresowaniom, obejmujących informacje dotyczące produktów i usług administratora strony i podmiotów trzecich. Jeśli zdecydujesz się usunąć lub wyłączyć te pliki cookie, reklamy nadal będą wyświetlane, ale mogą one nie być odpowiednie dla Ciebie.