Łączenie raportów w Excelu

Czasami potrzeba połączyć raporty z różnych miejsc albo dotyczące różnych regionów. Te raporty nie zawsze muszą zawierać dokładnie te same pozycje. Jak wtedy najprościej je połączyć? Korzystając z konsolidacji danych.

C24_022023_10.jpg

W naszym przykładzie chcemy połączyć przychody z 3 krajów – Polski, Niemiec i Francji (rysunki 1a-1c).

 
Te raporty zawierają przychody podzielone na sklepy i kategorie produktów, ale specjalnie liczba sklepów i kategorii produktów różni się w poszczególnych krajach. Nawet kolejność nagłówków nie jest zachowana. Właśnie w takich sytuacjach polecenie konsolidacji danych z karty Dane (rysunek 2) najlepiej pokazuje swoje możliwości.
 

Żeby z niego skorzystać, potrzebujemy najpierw przygotować miejsce (najczęściej nowy arkusz), gdzie chcemy połączyć (skonsolidować) nasze raporty. Gdy już mamy przygotowane takie miejsce i mamy otwarte wszystkie pliki i arkusze z raportami, możemy kliknąć w polecenie Konsoliduj z karty Dane (rysunek 2). Otworzy ono okno konsolidacji (rysunek 3).

W tym oknie w pierwszej kolejności wybieramy funkcję, która ma zostać użyta do konsolidacji. Najczęściej będzie to Suma, ale mamy też inne możliwości (rysunek 4).

Następnie musimy dodać wszystkie raporty, czyli musimy kliknąć w pole odwołanie, a następnie zaznaczyć zakres pierwszego raportu (łącznie z nagłówkami), po czym kliknąć przycisk Dodaj. Taką operację trzeba wykonać dla wszystkich raportów. Raporty mogą znajdować się w różnych plikach.

Ponieważ nasze raporty mają różne nagłówki kolumn i wierszy, musimy zaznaczyć checkboxy Górny wiersz i Lewa kolumna (rysunek 5). Gdy raporty mają takie same nagłówki kolumn i wierszy nie musimy zaznaczać tych checkboxów, a dodatkowo przy zakresach raportów do konsolidacji możemy pominąć część związaną z tymi nagłówkami.

Gdy już dodaliśmy wszystkie raporty (zakresy), możemy kliknąć przycisk OK, jeśli jest aktywne miejsce, gdzie chcemy umieścić połączone raporty. Jeśli to miejsce (komórka) nie jest aktywne, najlepiej zamknąć okno konsolidacji, zaznaczyć odpowiednią komórkę, a następnie ponownie kliknąć polecenie Konsoliduj. Excel będzie pamiętał wszystkie dodane zakresy.

Po kliknięciu przycisku OK, Excel połączy/skonsoliduje raporty, używając wybranej funkcji (rysunek 6). Excel połączy ze sobą odpowiednie dane na podstawie nagłówków, ale skopiuje tylko formatowanie liczbowe.

Jeśli dodatkowo w oknie Konsolidacji zaznaczymy checkbox Utwórz łącze z danymi źródłowymi, Excel stworzy bardziej skomplikowany raport (rysunek 7). Będą w nim dodatkowe pogrupowane wiersze z bezpośrednimi łączami/odwołaniami (np.: =Niemcy!$B$4) do raportów źródłowych. W pierwszej kolumnie podsumowania (w naszym przykładzie w kolumnie B) zostanie umieszczona nazwa pliku, z którego dane pochodzą.

Warto tu zwrócić uwagę, że łącze będzie zamieszczone tylko do istniejących danych, czyli jeśli w raporcie jakaś komórka będzie pusta, to Excel nie wstawi do niej łącza. Pusta komórka różni się tym od komórki przechowującej 0, bo do takiej komórki Excel utworzy łącze. Ta opcja może być przydatna, gdyby nasze dane źródłowe miały się zmieniać, bo bez zaznaczenia tej opcji wynik konsolidacji jest statyczny (rysunek 6). Jest podsumowaniem w danym momencie i nie zmieni się, nawet jeśli dane źródłowe ulegną zmianie.

Kilka wariantów prenumeraty Pokaż opcje
Dwutygodniowy dostęp bez zobowiązań Wybieram

Abonament już od 100 zł miesięcznie

Dwutygodniowy dostęp bez zobowiązań

Pełen dostęp do wszystkich treści portalu
to koszt 100 zł miesięcznie
przy jednorazowej płatności za rok

WYBIERAM

Dwutygodniowy dostęp do wszystkich treści
portalu za 99 zł netto, które odliczymy od ceny
regularnej przy przedłużeniu abonamentu

WYBIERAM

Pełen dostęp do wszystkich treści portalu
to koszt 100 zł miesięcznie
przy jednorazowej płatności za rok

Dwutygodniowy dostęp do wszystkich treści
portalu za 99 zł netto, które odliczymy od ceny
regularnej przy przedłużeniu abonamentu

WYBIERAM

Polityka cookies

Dalsze aktywne korzystanie z Serwisu (przeglądanie treści, zamknięcie komunikatu, kliknięcie w odnośniki na stronie) bez zmian ustawień prywatności, wyrażasz zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez EXPLANATOR oraz partnerów w celu realizacji usług, zgodnie z Polityką prywatności. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce.

Usługa Cel użycia Włączone
Pliki cookies niezbędne do funkcjonowania strony Nie możesz wyłączyć tych plików cookies, ponieważ są one niezbędne by strona działała prawidłowo. W ramach tych plików cookies zapisywane są również zdefiniowane przez Ciebie ustawienia cookies. TAK
Pliki cookies analityczne Pliki cookies umożliwiające zbieranie informacji o sposobie korzystania przez użytkownika ze strony internetowej w celu optymalizacji jej funkcjonowania, oraz dostosowania do oczekiwań użytkownika. Informacje zebrane przez te pliki nie identyfikują żadnego konkretnego użytkownika.
Pliki cookies marketingowe Pliki cookies umożliwiające wyświetlanie użytkownikowi treści marketingowych dostosowanych do jego preferencji, oraz kierowanie do niego powiadomień o ofertach marketingowych odpowiadających jego zainteresowaniom, obejmujących informacje dotyczące produktów i usług administratora strony i podmiotów trzecich. Jeśli zdecydujesz się usunąć lub wyłączyć te pliki cookie, reklamy nadal będą wyświetlane, ale mogą one nie być odpowiednie dla Ciebie.