Systemy księgowe i ERP a nowe wymogi raportowania

Systemy księgowe to oprogramowanie służące do ewidencji operacji finansowych i gospodarczych przedsiębiorstwa. Umożliwiają one prowadzenie ksiąg rachunkowych, sporządzanie deklaracji podatkowych oraz generowanie raportów finansowych.

Systemy ERP to kompleksowe rozwiązania informatyczne integrujące różne obszary działalności firmy, takie jak księgowość, kadry, magazyny, produkcja i sprzedaż. Dzięki centralizacji danych, systemy ERP ułatwiają zarządzanie i podejmowanie decyzji biznesowych.

Nowe wymogi raportowania w Polsce

W ostatnich latach w Polsce wprowadzono szereg regulacji wpływających na sposób prowadzenia księgowości i raportowania. Najważniejsze z nich to:

• Krajowy System e-Faktur (KSeF) – od 1 lutego 2026  r. przedsiębiorcy zobowiązani będą do wystawiania faktur ustrukturyzowanych i przesyłania ich do KSeF.
• Jednolity Plik Kontrolny (JPK) – obowiązek przesyłania plików JPK_VAT oraz rozszerzonych struktur JPK, zawierających dane z ksiąg rachunkowych.
• Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR) – obowiązek raportowania informacji o rzeczywistych beneficjentach firmy.
• e-Sprawozdania Finansowe – wymóg sporządzania i przesyłania sprawozdań finansowych w formie elektronicznej.

Poniżej przedstawiono szczegółowe wyjaśnienie najnowszych wymogów raportowania w Polsce.

KSEF – czym dokładnie jest?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to polski system teleinformatyczny umożliwiający wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych w formacie XML. Jego celem jest centralizacja i uproszczenie procesu fakturowania oraz zwiększenie transparentności obrotu gospodarczego. Obecnie korzystanie z KSeF jest dobrowolne, jednak od 1 lutego 2026 r. stanie się obowiązkowe dla wszystkich podatników VAT.

Faktury ustrukturyzowane w KSeF mają jednolity format XML zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(2), co umożliwia automatyczne przetwarzanie i integrację z systemami księgowymi przedsiębiorstw. Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne narzędzia do obsługi KSeF, a także środowisko testowe dla firm chcących dostosować swoje systemy przed obowiązkowym wdrożeniem.

Wprowadzenie KSeF ma na celu m.in. przyspieszenie obiegu dokumentów, ograniczenie oszustw podatkowych oraz uproszczenie procesów księgowych poprzez automatyzację i standaryzację fakturowania.

JPK – co to jest i kiedy stosujemy?

JPK (Jednolity Plik Kontrolny) to zestaw ustrukturyzowanych danych dotyczących operacji gospodarczych przedsiębiorstwa, generowany z systemów księgowych w formacie XML. Jest on wymagany przez polskie organy skarbowe w ramach kontroli podatkowych i ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego oraz usprawnienie kontroli skarbowej.

Najważniejsze struktury JPK to:

• JPK_VAT – ewidencja VAT (od 1 października 2020 r. zintegrowany z deklaracją VAT jako JPK_V7M lub JPK_V7K),
• JPK_FA – faktury sprzedaży,
• JPK_MAG – magazyn,
• JPK_KR – księgi rachunkowe,
• JPK_WB – wyciągi bankowe,
• JPK_PKPIR – podatkowa księga przychodów i rozchodów,
• JPK_EWP – ewidencja przychodów (dla ryczałtowców).

Kiedy stosujemy JPK?

• JPK_VAT (JPK_V7M/JPK_V7K) – miesięcznie lub kwartalnie, obowiązkowo dla wszystkich podatników VAT,

• Pozostałe struktury JPK – na żądanie organów podatkowych w trakcie kontroli lub czynności sprawdzających.