Ewidencja zdarzeń, które nastąpiły na przełomie roku wg uor i KSR 7 - przykład

Przedsiębiorstwa bez wytchnienia działają przez cały czas, dokonując różnego rodzaju operacji gospodarczych, naturalne zatem jest występowanie faktur na przełomie roku obrotowego jednostki. Fakt ten nierzadko budzi wiele wątpliwości i niejasności wśród księgowych co do odpowiedniego ujęcia w określonym terminie danej faktury w księgach rachunkowych. Należy więc zadać sobie pytanie, jak ewidencjonować prawidłowo faktury, które dotyczą danego roku obrotowego, a wpływają po jego zakończeniu czy też już po sporządzeniu sprawozdania finansowego za ten rok.

CIRZ_222_40.jpg

Zamknięcie ksiąg rachunkowych i zdarzenia na przełomie roku

Zgodnie z art. 20 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j.: Dz. U. z 2017 r., poz. 1089 z późn. zm., dalej: uor) jednostka ma obowiązek wprowadzenia do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym, na podstawie dowodu księgowego stwierdzającego dokonanie operacji gospodarczej.

Księgi rachunkowe powinny być prowadzone w myśl art. 24 uor, czyli:

  1. rzetelnie – dokonane w nich zapisy mają odzwierciedlać stan rzeczywisty;
  2. bezbłędnie wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do ujęcia dowody księgowe, dotyczące operacji gospodarczych dokonanych w danym okresie sprawozdawczym, a także zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych;
  3. sprawdzalnie – umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów oraz ustalonych sald i stanów;
  4. bieżąco – umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych.

Co do zasady księgi rachunkowe z reguły zamyka się na dzień kończący rok obrotowy, nie później niż w ciągu trzech miesięcy od tego dnia, i jest to tak zwane wstępne zamknięcie ksiąg rachunkowych. Na podstawie tych danych jednostka sporządza roczne sprawozdanie finansowe. Wobec tego koszty dotyczące danego roku mogą napływać przez trzy miesiące od zakończenia roku bilansowego. Finalne zamknięcie ksiąg rachunkowych powinno nastąpić najpóźniej w ciągu 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy, co wynika z literalnego brzmienia art. 12 ust. 4 uor. Wówczas mamy pewność, że wszystkie operacje gospodarcze, które wystąpiły w roku, w którym sporządzamy sprawozdanie finansowe, zostały zaewidencjonowane w systemie księgowym. Dane zawarte w księgach rachunkowych powinny cechować się kompletnością, a zatem zawierać wszystkie przychody i koszty z nimi związane dotyczące danego roku, wobec czego tak ważne jest prawidłowe ich ujęcie na przełomie roku.

Przy ewidencji przychodów i kosztów należy kierować się jedną z nadrzędnych zasad rachunkowości, czyli zasadą memoriału oraz powiązaną z nią zasadą współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów. Ustawa o rachunkowości w art. 6 ust. 1 dość jasno definiuje zasadę memoriału, która dotyczy momentu ujęcia przychodów i kosztów w księgach rachunkowych, a w konsekwencji ujęcia ich w sprawozdaniu finansowym roku, którego dotyczą.

W myśl powyższej zasady rachunkowości, zdarzenia gospodarcze należy ująć w księgach rachunkowych pod datą rzeczywistego jego zaistnienia. Wymagane jest zatem ujęcie w księgach rachunkowych, a następnie w sprawozdaniu finansowym wszystkich uzyskanych w danym okresie przez jednostkę przychodów, jak również obciążających je kosztów, które związane są z przychodami, nawet w sytuacji, gdy nie zostały opłacone lub nie stanowią jeszcze zobowiązania. Zasady te mają zastosowanie do okresu sprawozdawczego, ale zazwyczaj stosuje się je również do okresów miesięcznych. Najczęściej spotykane zdarzenia na przełomie roku to:

  • otrzymane lub wystawione na początku następnego roku obrotowego faktury dokumentujące dostawę towarów lub wykonane na rzecz jednostki usługi w poprzednim roku obrotowym;
  • dostawy niefakturowane, czyli przyjęte dostawy i wykonane usługi, w odniesieniu do których jednostka nie posiada jeszcze faktur;
  • dostawy w drodze, czyli już zafakturowane, ale jeszcze nieprzyjęte lub nieodebrane na dzień bilansowy dostawy;
  • wynagrodzenia wraz ze składkami ZUS, dotyczące roku obrotowego, w którym praca ta była świadczona, natomiast wypłacona w następnym roku obrotowym.

Wykorzystałeś swój limit bezpłatnych treści

Pozostałe 66% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników portalu. Zaloguj się, wybierz plan abonamentowy albo kup dostęp do artykułu/dokumentu.

Wybierz abonament już od 100 zł miesięcznie Pokaż abonament
Dwutygodniowy dostęp bez zobowiązań Wybieram

Abonament już od 100 zł miesięcznie

Dwutygodniowy dostęp bez zobowiązań

Pełen dostęp do wszystkich treści portalu
to koszt 100 zł miesięcznie
przy jednorazowej płatności za rok

WYBIERAM

Dwutygodniowy dostęp do wszystkich treści
portalu za 99 zł netto, które odliczymy od ceny
regularnej przy przedłużeniu abonamentu

WYBIERAM

Pełen dostęp do wszystkich treści portalu
to koszt 100 zł miesięcznie
przy jednorazowej płatności za rok

Dwutygodniowy dostęp do wszystkich treści
portalu za 99 zł netto, które odliczymy od ceny
regularnej przy przedłużeniu abonamentu

WYBIERAM

Polityka cookies

Dalsze aktywne korzystanie z Serwisu (przeglądanie treści, zamknięcie komunikatu, kliknięcie w odnośniki na stronie) bez zmian ustawień prywatności, wyrażasz zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez EXPLANATOR oraz partnerów w celu realizacji usług, zgodnie z Polityką prywatności. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce.

Usługa Cel użycia Włączone
Pliki cookies niezbędne do funkcjonowania strony Nie możesz wyłączyć tych plików cookies, ponieważ są one niezbędne by strona działała prawidłowo. W ramach tych plików cookies zapisywane są również zdefiniowane przez Ciebie ustawienia cookies. TAK
Pliki cookies analityczne Pliki cookies umożliwiające zbieranie informacji o sposobie korzystania przez użytkownika ze strony internetowej w celu optymalizacji jej funkcjonowania, oraz dostosowania do oczekiwań użytkownika. Informacje zebrane przez te pliki nie identyfikują żadnego konkretnego użytkownika.
Pliki cookies marketingowe Pliki cookies umożliwiające wyświetlanie użytkownikowi treści marketingowych dostosowanych do jego preferencji, oraz kierowanie do niego powiadomień o ofertach marketingowych odpowiadających jego zainteresowaniom, obejmujących informacje dotyczące produktów i usług administratora strony i podmiotów trzecich. Jeśli zdecydujesz się usunąć lub wyłączyć te pliki cookie, reklamy nadal będą wyświetlane, ale mogą one nie być odpowiednie dla Ciebie.