Zarządzanie złożonością: e-dokumenty w firmach rozproszonych lub wielospółkowych

Trwające od kilku lat spowolnienie gospodarcze oraz kryzys wywołany pandemią tym bardziej uświadomił firmom, że wygra ten, kto umie się dostosować. W „nowej normalności” procesy w skomplikowanych, rozproszonych organizmach prawno-administracyjnych tym bardziej czeka konieczność dostosowania się do coraz bardziej zdigitalizowanego świata.

Najwyższy stopień skomplikowania

Aby osiągnąć sukces, biznes musi w miarę modyfikować nie tylko swoje struktury, ale również procesy, zgodnie z formułą structure follows strategy („struktura podąża za strategią”). Jednym z filarów działania na szeroką skalę jest właściwa koordynacja, czyli zapanowanie nad złożonością organizacji.

Śledzenie informacji dotyczących efektywności każdej ze spółek wchodzących w skład grupy kapitałowej oraz kwestie kadrowe na szczeblu zarządczym nie wyczerpują listy zadań wymagających koordynacji, często w różnych strefach czasowych i językach. W spółkach, które otwierają oddziały za granicą, kluczowe jest również zarządzanie zgodnością z lokalnymi, nieraz bardziej złożonymi zapisami prawa. Oprócz tego istnieje ciągła potrzeba bycia na bieżąco z aktualizacjami i nowymi statutami. Niezastosowanie się do przepisów może prowadzić do znacznych kar finansowych i utraty wartości firmy.

Z badania przeprowadzonego w 2013 r. przez Deloitte na 53 międzynarodowych firmach przemysłowych wynika, że jednym z większych wyzwań tak dużych organizacji jest stopień skomplikowania procesów decyzyjnych. 73% ankietowanych firm wskazało, że spółki zależne na ogół mają oddzielne rady dyrektorów, a 84% – że spółki matki mają określone poziomy akceptacji działania lub wydatkowania w spółce zależnej. Z kolei 68% ankietowanych wskazało, że rady nadzorcze spółki matki poświęcają dużo czasu na nadzór nad działalnością i analizę ryzyka spółek zależnych.

Czy da się zarządzać dużą firmą bez nowoczesnego, scentralizowanego i dedykowanego systemu zarządzania procesami biznesowymi? Do dziś nawet międzynarodowe korporacje wykorzystują mozaikę rozwiązań, która nie zapewnia konsekwentnego podejścia do zarządzania i zgodności z przepisami w różnych krajach. Jednak w przypadku odrębnych systemów brak spójności może być przyczyną kosztownych błędów, a zapewnienie zgodności będzie wymagać podwójnych lub nawet potrójnych nakładów.