Budżet projektu

Sporządzenie budżetu projektu jest jednym z najważniejszych i najtrudniejszych etapów przeprowadzenia projektu. Wiąże się ono z celową alokacją zasobów, które mają w przyszłości wygenerować dodatnie efekty gospodarcze. Przygotowanie budżetu ze względu na jego istotność jest procesem złożonym i najczęściej składa się z kilku etapów. Pierwszym etapem jest wyznaczenie długookresowych celów i poszukiwanie nowych możliwości zainwestowania posiadanych zasobów. Cele długookresowe mają służyć osobom podejmującym decyzje inwestycyjne jako przesłanki w ich podejmowaniu. Z kolei poszukiwanie nowych możliwości inwestycyjnych wiąże się z posiadaniem przez firmę dobrego systemu, który pozawala na znajdowanie najlepszych propozycji i przekazywanie ich szczeblowi decyzyjnemu. To, jak bardzo system ten jest rozbudowany i jak dużo szczebli decyzyjnych musi przejść taki projekt, zależy od wielkości firmy. Kierownictwo firmy może ułatwić podjęcie decyzji o zaangażowaniu w projekt inwestycyjny, wykorzystując klasyfikację projektów według jednej lub kilku cech. Najczęściej spotykane kryteria klasyfikacji to:
* wielkość (określenie ważności projektów i ustalenie zasad ich przyjmowania w zależności od nakładów rzadkich zasobów przeznaczanych na nie),
* rodzaj korzyści,
* stopień współzależności projektów – może on wynikać z następujących przyczyn: przyjęcie projektu A wyklucza przyjęcie projektu B (projekty wzajemnie się wykluczające), przyjęcie projektu A zwiększa korzyści płynące z projektu B (projekty komplementarne), przyjęcie projektu A zmniejsza rentowność projektu B (projekty substytucyjne).
Powyższe klasyfikacje nie są jedynymi możliwymi, jednak można je spotkać najczęściej. Drugim etapem przygotowania budżetu jest prognozowanie strumieni pieniężnych. Dokonuje się go już w momencie pojawienia się propozycji. Szacunki, zanim trafią do budżetu, muszą być najpierw zweryfikowane. Niemniej jednak wysokość i terminy przyszłych strumieni są niepewne przy sporządzaniu budżetu, jak również przez cały okres życia produktu. Trzecim etapem jest ocena porealizacyjna. W praktyce bywa ona często pomijana. Jednak jest ona istotna, gdyż pomaga usprawnić podejmowanie przyszłych decyzji dzięki ocenie poprzednich projektów. Jej podstawowa funkcja polega na usprawnianiu procesu prognozowania i funkcjonowania przedsiębiorstwa.