Tworzenie raportu z audytu wewnętrznego – garść uwag praktycznych
Czytanie różnego rodzaju raportów – w tym audytowych – należy do codziennych zajęć wyższego kierownictwa, przede wszystkim członków zarządu i rady nadzorczej (komitetu audytu). Nierzadko w natłoku najróżniejszych sprawozdań, analiz, notatek i zestawień informacje o wynikach audytu nie docierają skutecznie do odpowiednich decydentów.
W konsekwencji praca audytorów (czasem wielomiesięczna) idzie na marne, a firma zastanawia się nad celem dalszego wydawania pieniędzyna tak bezużyteczny dział jak audyt wewnętrzny.
Można wskazać wiele czynników mających wpływ na skuteczność raportów z audytu, jednak do najważniejszych, zdaniem autorów niniejszego artykułu, należą:
- prawidłowa identyfikacja odbiorców raportu i dostosowanie komunikacji do ich potrzeb,
- przejrzysta, czytelna struktura i język raportu,
- wysoki poziom merytoryczny,
- przygotowanie raportu we właściwym terminie.
Celem raportu z audytu jest to, aby firma w pełni wykorzystała wszystkie informacje, których dostarcza raport, a decydenci mogli prawidłowo ocenić procesy kontroli wewnętrznej oraz proces zarządzania ryzykiem w badanych obszarach i podjąć właściwe działania. Najczęściej oznacza to odpowiednią interpretację ustaleń audytu, a w tej kwestii przydatne mogą być przemyślane i dobrze uzasadnione rekomendacje audytorów.
Identyfikacja odbiorców raportu i ich wymagań co do jego zawartości ma kluczowe znaczenie dla spełnienia podstawowego celu raportu. Przed przystąpieniem do tworzenia raportu trzeba ustalić, kto będzie go czytał, jakie informacje w raporcie będą najważniejsze dla danej osoby, jaką dana osoba ma wiedzę na opisany w nim temat oraz do czego potrzebuje informacji z raportu.
Członkowie zarządu i rady nadzorczej to osoby niezwykle zajęte, a jednocześnie to oni właśnie mają wpływ na dalszy los raportu. Żeby raport z audytu osiągnął swój cel, większość ludzi z tego grona musi ten raport przeczytać, zrozumieć i nabrać przekonania, że ma on sens i że warto podjąć proponowane w nim działania. Drugą grupą odbiorców są jednostki audytowane, czyli kierownictwo operacyjnie odpowiedzialne za audytowany obszar. Gdy zarząd interesuje zwięzła informacja na temat zidentyfikowanych nieprawidłowości i wynikającej z nich nieuzasadnionej ekspozycji na ryzyko, kierownictwo skupia się zwykle na treści rekomendacji i na związanej z nią dodatkowej pracy, a także na jej wpływie na pozostałe cele i zadania jednostki biznesowej. Nie bez znaczenia jest również fakt, w jakim świetle stawiają dany obszar – zarządzany przez poszczególnych kierowników – spisane w raporcie spostrzeżenia. Każdy kierownik zadania audytowego przeżył w swojej karierze choć jedną długą dyskusję, która doprowadziła do kluczowej zmiany w treści raportu... słowa „nieprawidłowość” na „niesprawność” bądź „zaburzenie”... W rzadkich wypadkach raporty mogą też trafiać do odbiorców zewnętrznych, np. audytora zewnętrznego, organów państwowych lub mediów. Jeżeli zakłada się taki scenariusz, trzeba zazwyczaj odpowiednio ująć informacje w raporcie – w znacznie szerszym kontekście biznesowym.
Wykorzystałeś swój limit bezpłatnych treści
Pozostałe 79% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników portalu. Zaloguj się, wybierz plan abonamentowy albo kup dostęp do artykułu/dokumentu.
Zaloguj się
