Jak raportować KPI w przedsiębiorstwie?

KPI wykorzystywane są w wielu różnych dziedzinach i pozwalają ocenić skuteczność działań biznesowych. Pozwalają ograniczyć dużą ilość informacji do najbardziej potrzebnych danych, które dają najlepszy obraz realizacji wyznaczonych celów. Wskaźniki KPI są charakterystyczne dla danej firmy, konkretnego stanowiska i będą się różnić w zależności od charakterystyki przedsiębiorstwa, branży, wielkości firmy bądź strategii działania. Wiele przedsiębiorstw generuje wiele różnych informacji, często ciekawych, ale jak się okazuje kompletnie nie wykorzystywanych, albo analizowanych, ale po zbyt długim okresie, kiedy jest już za późno na podejmowanie decyzji. A trzeba pamiętać, że KPI mają służyć przede wszystkim do podejmowania decyzji odpowiednich, ale i w odpowiednim czasie. Co innego KPI na szczeblu miesięcznych danych finansowych (dane wynikające z bilansu, rachunku zysków i strat, cash flow czy też wykonanie budżetu), a co innego wskaźniki operacyjne, które mogą przynieść nam realne oszczędności z dnia na dzień.

Największym problemem w zarządzaniu poprzez KPI jest wyselekcjonowanie tych najwłaściwszych miar. Nie sztuką jest wymyślenie dwudziestu różnego rodzaju wskaźników – kłopot pojawia się w momencie, gdy trzeba wybrać trzy, które najlepiej oddają stan badanego zjawiska. Ideą KPI jest bowiem szybkie i skuteczne uzyskanie informacji zarządczej, a nie zasypywanie swoich przełożonych mnóstwem liczb i wykresów. W końcu słowo „kluczowe” (key) nie znalazło się w nazwie tej techniki zarządczej bez przypadku. Jednak z tym wyborem nie jest wcale tak łatwo. Z własnego doświadczenia wiem, że częstym problemem w zarządzaniu poprzez KPI jest to, że każda kolejna osoba w firmie wpada na pomysł nowego, genialnego miernika. A przy tym mało jest odważnych, aby powiedzieć, że z któregoś z obecnych KPI można już zrezygnować.

KPI to zagadnienie bardzo rozległe i elastyczne. W związku z tym może wydawać się, że wprowadzenie ich do własnej firmy jest proste i nie wymaga zbyt wielu przygotowań. Wystarczy założyć sobie jakieś cele, narzucić je pracownikom i od razu dostanie się wyniki określające jakość pracy. Nic bardziej mylnego, a wprowadzenie wskaźników efektywności jest dość złożonym, ale wartym wysiłku przedsięwzięciem. Przede wszystkim trzeba dokładnie przeanalizować, co KPI mają pokazywać, jakich danych oczekują menedżerowie i szefowie. Trzeba również dobrać odpowiednie wartości KPI, aby w trakcie nie okazało się, że są one zbyt wysokie, a realizacja ich jest niemal niemożliwa lub – z drugiej strony – zbyt niskie, a firma nie pracuje z maksymalną efektywnością. Pełna niuansów jest również interpretacja wskaźników efektywności. Rzadko bowiem następuje proste przełożenie – KPI nie są utrzymane na odpowiednim poziomie, bo pracownik nie wykonuje należycie swoich obowiązków. W wielu sytuacjach powodów trzeba szukać gdzieś indziej.