Obowiązek wystawiania faktur w KSeF a unijny pakiet ViDA
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system teleinformatyczny, który umożliwia wystawianie i otrzymywanie faktur drogą elektroniczną (faktur ustrukturyzowanych). Będzie on obowiązkowy dla podmiotów dużych (czyli dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku przekroczy w 2025 r. 200 mln zł) od 1 lutego 2026, natomiast od 1 kwietnia 2026 r. dla wszystkich podmiotów. Podczas gdy przedsiębiorstwa przygotowują się do e-fakturowania w KSeF, na szczeblu unijnym ustalane są zasady dotyczące pakietu ViDA (VAT in the Digital Age). ViDA to unijny pakiet opracowany przez Komisję Europejską. Jego głównym celem jest zapewnienie efektywnego i sprawiedliwego poboru podatku VAT od firm oferujących towary lub usługi online klientom w Unii Europejskiej, niezależnie od miejsca, w którym znajduje się ich siedziba.
Założenia pakietu ViDA iKSeF mogą wydawać się podobne, jednak różnią się one zarówno zakresem, jak i rozwiązaniami technicznymi.
Krajowy System e-Faktur (KSeF)
Od 1 stycznia 2022 r. polscy przedsiębiorcy mogą korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur dobrowolnie. Docelowo wystawianie faktur VAT za pośrednictwem KSeF będzie jedyną dopuszczalną formą fakturowania.
KSeF będzie obowiązkowy:
- od 1 lutego 2026 r. – dla podmiotów dużych (którzy w poprzednim roku przekroczyli 200 mln zł obrotów),
- od 1 kwietnia 2026 r. – dla wszystkich podmiotów.
KSeF gwarantuje autentyczność pochodzenia każdej faktury ustrukturyzowanej, integralność jej treści i czytelność. Krajowy System e-Faktur wymaga elektronicznego fakturowania w przypadku wszystkich transakcji, które do tej pory fakturowano. Wystawianie faktur elektronicznych nie będzie uzależnione od akceptacji odbiorcy – odbiorca otrzyma fakturę ustrukturyzowaną bez względu na to, czy wyrazi zgodę na taką formę fakturowania. System obejmuje ponadto archiwizację faktur KseF, które są w nim przechowywane przez 10 lat od momentu wystawienia.
Krajowy System e-Faktur służy m.in. do:
- nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF,
- powiadamiania podmiotów uprawnionych do korzystania z KSeF o nadanych uprawnieniach do korzystania z KSeF lub o ich odebraniu,
- uwierzytelnienia i weryfikacji uprawnień do korzystania z KSeF,
- wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych – każda faktura elektroniczna, która wystawiana jest w Aplikacji Podatnika, a następnie przesyłana do KSeF, wchodzi do obiegu prawnego w postaci ustrukturyzowanego pliku XML. Przesłane dokumenty otrzymują automatycznie nadany numer KSeF, który jest numerem identyfikacyjnym je w systemie. Numer KseF nie jest tożsamy z numerem faktur, podatnik może oznaczać dokumenty w dowolny sposób, poprzez nadawanie im numerów kolejnych,
- oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym nadanym w KSeF,
- przydzielania identyfikatora zbiorczego dla co najmniej dwóch faktur ustrukturyzowanych wystawionych przez podatnika dla jednego odbiorcy,
- weryfikacji danych z faktur ustrukturyzowanych używanych poza KSeF,
- analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych.
Resort finansów opublikował 11 kwietnia 2025 r. nową wersję projektu ustawy wprowadzającej zmiany w Krajowym Systemie e-Faktur, który wejdzie w życie zgodnie z zapowiedziami etapowo. Projekt zawiera zmiany korzystne dla podatników:
- faktury VAT RR dokumentujące nabycie produktów rolnych od rolników ryczałtowych nie będą objęte obowiązkiem wystawiania w KSeF. Możliwość wystawienia tych dokumentów będzie dostępna od 1 kwietnia 2026 r., a nie jak wcześniej planowano od 1 lutego 2026 r.,
- do końca przyszłego roku będzie utrzymana możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących,
- nie będzie kar za błędy związane z fakturowaniem za pośrednictwem KSeF,
Wykorzystałeś swój limit bezpłatnych treści
Pozostałe 60% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników portalu. Zaloguj się, wybierz plan abonamentowy albo kup dostęp do artykułu/dokumentu.
Zaloguj się
