Obowiązek wystawiania faktur w KSeF a unijny pakiet ViDA
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system teleinformatyczny, który umożliwia wystawianie i otrzymywanie faktur drogą elektroniczną (faktur ustrukturyzowanych). Będzie on obowiązkowy dla podmiotów dużych (czyli dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku przekroczy w 2025 r. 200 mln zł) od 1 lutego 2026, natomiast od 1 kwietnia 2026 r. dla wszystkich podmiotów. Podczas gdy przedsiębiorstwa przygotowują się do e-fakturowania w KSeF, na szczeblu unijnym ustalane są zasady dotyczące pakietu ViDA (VAT in the Digital Age). ViDA to unijny pakiet opracowany przez Komisję Europejską. Jego głównym celem jest zapewnienie efektywnego i sprawiedliwego poboru podatku VAT od firm oferujących towary lub usługi online klientom w Unii Europejskiej, niezależnie od miejsca, w którym znajduje się ich siedziba.
Założenia pakietu ViDA iKSeF mogą wydawać się podobne, jednak różnią się one zarówno zakresem, jak i rozwiązaniami technicznymi.
Krajowy System e-Faktur (KSeF)
Od 1 stycznia 2022 r. polscy przedsiębiorcy mogą korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur dobrowolnie. Docelowo wystawianie faktur VAT za pośrednictwem KSeF będzie jedyną dopuszczalną formą fakturowania.
KSeF będzie obowiązkowy:
- od 1 lutego 2026 r. – dla podmiotów dużych (którzy w poprzednim roku przekroczyli 200 mln zł obrotów),
- od 1 kwietnia 2026 r. – dla wszystkich podmiotów.
KSeF gwarantuje autentyczność pochodzenia każdej faktury ustrukturyzowanej, integralność jej treści i czytelność. Krajowy System e-Faktur wymaga elektronicznego fakturowania w przypadku wszystkich transakcji, które do tej pory fakturowano. Wystawianie faktur elektronicznych nie będzie uzależnione od akceptacji odbiorcy – odbiorca otrzyma fakturę ustrukturyzowaną bez względu na to, czy wyrazi zgodę na taką formę fakturowania. System obejmuje ponadto archiwizację faktur KseF, które są w nim przechowywane przez 10 lat od momentu wystawienia.
Krajowy System e-Faktur służy m.in. do:
- nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF,
- powiadamiania podmiotów uprawnionych do korzystania z KSeF o nadanych uprawnieniach do korzystania z KSeF lub o ich odebraniu,
- uwierzytelnienia i weryfikacji uprawnień do korzystania z KSeF,
- wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych – każda faktura elektroniczna, która wystawiana jest w Aplikacji Podatnika, a następnie przesyłana do KSeF, wchodzi do obiegu prawnego w postaci ustrukturyzowanego pliku XML. Przesłane dokumenty otrzymują automatycznie nadany numer KSeF, który jest numerem identyfikacyjnym je w systemie. Numer KseF nie jest tożsamy z numerem faktur, podatnik może oznaczać dokumenty w dowolny sposób, poprzez nadawanie im numerów kolejnych,
- oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym nadanym w KSeF,
- przydzielania identyfikatora zbiorczego dla co najmniej dwóch faktur ustrukturyzowanych wystawionych przez podatnika dla jednego odbiorcy,
- weryfikacji danych z faktur ustrukturyzowanych używanych poza KSeF,
- analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych.
Resort finansów opublikował 11 kwietnia 2025 r. nową wersję projektu ustawy wprowadzającej zmiany w Krajowym Systemie e-Faktur, który wejdzie w życie zgodnie z zapowiedziami etapowo. Projekt zawiera zmiany korzystne dla podatników:
- faktury VAT RR dokumentujące nabycie produktów rolnych od rolników ryczałtowych nie będą objęte obowiązkiem wystawiania w KSeF. Możliwość wystawienia tych dokumentów będzie dostępna od 1 kwietnia 2026 r., a nie jak wcześniej planowano od 1 lutego 2026 r.,
- do końca przyszłego roku będzie utrzymana możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących,
- nie będzie kar za błędy związane z fakturowaniem za pośrednictwem KSeF,
- nie będzie obowiązku podawania numeru KSeF w płatnościach za e-faktury (również tych wykonanych w mechanizmie podzielonej płatności (MPP),
- możliwość wystawiania faktur w tzw. trybie „offline24” obowiązująca bezterminowo. Będzie to ułatwieniem w wystawieniu i wydaniu faktury na rzecz podmiotów zagranicznych lub tych, które nie posługują się numerem NIP, w sposób dla nich dogodny. Z rozwiązania można będzie również skorzystać przy trudnościach z wystawianiem i przesyłaniem e-faktur do systemu, wynikających np. z jakości sieci transmisyjnej. Warunkiem niezbędnym do wystawiania e-faktur w trybie „offline24” w okresie obligatoryjnego KSeF będzie uzyskanie certyfikatu wystawcy faktury. Przedsiębiorcy będą mogli występować o certyfikaty wystawcy faktury od 1 listopada 2025 r.
Od 1 listopada 2025 r. planowane jest też udostępnienie dla podatników funkcjonalności obligatoryjnego KSeF w celu zapewnienia możliwości przeprowadzenia przez nich testów systemu.
Pakiet ViDA (VAT in the Digital Age)
Pakiet ViDA ma zapewnić skuteczny pobór podatku VAT od przedsiębiorstw sprzedających towary lub usługi online klientom w UE, niezależnie od tego, gdzie znajduje się ich siedziba. Został on opublikowany przez Komisję Europejską w grudniu 2022 r. jako odpowiedź Unii Europejskiej na postępujący rozwój gospodarki cyfrowej i od tego czasu jest przedmiotem ożywionej dyskusji między państwami członkowskimi. 11 marca 2025 r. formalnie zatwierdzono pakiet zmian „VAT in Digital Age" (ViDA), finalizując tym samym proces legislacyjny, 25 marca 2025 r. w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej został oficjalnie opublikowany pakiet VAT w Erze Cyfrowej (ViDA) jako Dyrektywa Rady (UE) 2025/516.
Dyrektywa oraz rozporządzenia wejdą w życie 20. dnia po opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym UE. Dyrektywa będzie wymagała transpozycji do prawa krajowego.
W zakresie wdrożenia ViDA można wyróżnić następujące etapy:
- 2025 r. (20 dni po opublikowaniu ViDA): zgoda Komisji Europejskiej na krajowe e-fakturowanie nie będzie już wymagana,
- od 1 lipca 2030 r. e-fakturowanie stanie się obowiązkowe dla wewnątrzunijnych transakcji B2B. Krajowe systemy e-faktur (z wyłączeniem tych wprowadzonych przed 2024 r.) muszą być zgodne ze standardami unijnymi. Faktura wystawiana jest nie później niż 10 dni od dnia wystąpienia zdarzenia powodującego powstanie obowiązku podatkowego.
- od 1 stycznia 2035 r. krajowe systemy e-faktur funkcjonujące przed 2024 r. muszą być zgodne ze standardami UE.
W zakresie cyfrowego raportowania transakcji transgranicznych przedsiębiorcy i administracje podatkowe państw członkowskich mają czas do 2030 r. na dostosowanie się do nowych wymogów. W przypadku polskich przedsiębiorców szczególne znaczenie ma fakt, że do 2035 r. będzie można stosować polski KSeF w transakcjach krajowych.
Pakiet ViDA obejmuje trzy komponenty (zwane filarami), które będą wdrażane stopniowo w latach 2028-2035:
- Filar 1. Pojedyncza rejestracja (Single VAT Registration) – umożliwiająca uproszczenie obowiązków niektórych podatników operujących w wielu państwach członkowskich, obejmuje rozszerzenie procedury One Stop Shop i likwidację procedury call-off stock.
Termin wejścia w życie: 1 lipca 2028 r.
- Filar 2. Uregulowanie opodatkowania niektórych usług świadczonych przy wykorzystaniu platform cyfrowych (Platform Economy) – przyjęcie fikcji nabywania i świadczenia usług przez platformy pośredniczące w świadczeniu usług drogowych przewozów pasażerskich i krótkotrwałego zakwaterowania.
Termin wejścia w życie: nie wcześniej niż 1 lipca 2028 (rodzaj opcji dla państw członkowskich), nie później niż 1 stycznia 2030 r.
- Filar 3. Nowe reguły dotyczące sprawozdawczości w czasie rzeczywistym w zakresie transakcji wewnątrzwspólnotowych (system zastąpi informacje podsumowujące VAT-UE) i stosowania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych (Digital Reporting Requirements)
Termin wejścia w życie: 1 lipca 2030 (obowiązkowe e-faktury w standardzie europejskim wewnątrzunijnych transakcji towarowych i usług, eliminacja dotychczasowego VIES, nowe raportowanie transakcji wewnątrzunijnych, eliminacja informacji podsumowujących), 1 stycznia 2035 r. (koniec okresu przejściowego dla państw, które otrzymały w stosownym czasie zgodę na wprowadzenie obowiązkowego e-fakturowania, obowiązkowe e-faktury w standardzie europejskim również dla transakcji krajowych).
Pakiet VIDA a KSeF
W związku z planowanym wejściem w życie pakietu VIDA, zgodnie z którym w 2035 r. obowiązkowe w Polsce staną się e-faktury w standardzie europejskim również dla transakcji krajowych wielu przedsiębiorców ma wątpliwości, czy z powodu konieczności wdrożenia w niedługim czasie tego pakietu nie zostanie przesunięty obowiązkowy KSeF.
Z informacji zamieszczonych na stronie internetowej Ministerstwa Finansów w zakładce dotyczącej KSeF wynika, że nie jest planowana rezygnacja z wdrożenia KSeF w wersji obligatoryjnej, nie jest planowane również odroczenie KSeF do czasu wejścia w życie przepisów unijnych związanych z tzw. pakietem VIDA.
Pakiet ViDA wychodzi z założenia, że e-faktury w Europie powinny być wystawiane według jednego formatu (schemy). Dotyczyć to ma nie tylko transakcji wewnątrzwspólnotowych, ale także sytuacji, gdy państwa UE zdecydują się na obligatoryjne e-fakturowanie w transakcjach krajowych. W tym obszarze po okresie przejściowym państwa UE muszą zagwarantować prawo do wystawienia faktury według normy europejskiej.
Schema KSeF jest zbudowana według zupełnie innej filozofii aniżeli norma europejska i jest znacznie bardziej szczegółowa. Na chwilę obecną nie ma pewności, w jaki sposób wdrożenie VIDA wpłynie na funkcjonowanie KSeF i czy możliwa będzie ewentualna konwersja struktury KSeF do formatu unijnego.
