E‑teczki po 1 stycznia 2019 r. Archivio odpowiada na nowe potrzeby działów kadrowych i księgowych

1 stycznia 2019 r. wchodzi w życie ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. z 2018 r., poz. 357), która oznacza rewolucję w sposobie prowadzenia akt osobowych pracownika.

Co zmienia ustawa?

  • skraca obowiązkowy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat dla zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku,
  • umożliwia skrócenie obowiązkowego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat dla zatrudnionych od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.,
  • wprowadza możliwość zmiany prowadzenia dokumentacji z papierowej na elektroniczną – stają się równoważne,
  • umożliwia zniszczenie dokumentacji papierowej po jej digitalizacji,
  • pozwala na uporządkowanie dokumentacji w formie elektronicznej.

Jak przygotować się do nowych obowiązków?

Proces zamiany dokumentacji papierowej na elektroniczną może być prosty, bezbolesny i przezroczysty dla organizacji. Warunkiem jest jego dobre przygotowanie techniczne, organizacyjne i formalne. Warto zadbać o partnera, który ściągnie z nas ciężar zmiany procedur i zapewni wsparcie operacyjne. Zdaniem Agnieszki Szymczak, Prezesa Zarządu Archivio, lidera nowoczesnego wsparcia dla działów kadrowych: „tylko narzędzia, które umożliwią porządkowanie dokumentacji, przygotowanie raportów informacyjnych w celu skrócenia okresu przechowywania oraz prowadzenie e-teczki i profesjonalne przejście z dokumentacji papierowej do elektronicznej, dają gwarancję sukcesu. Dlatego tak ważne jest, żeby dać działom kadr produkty, które będą dopasowane do potrzeb, specyfiki i oczekiwań klienta”. Unowocześnienie obsługi kadrowej w organizacji to klucz do oszczędności i optymalizacji, a sukces tym bardziej prawdopodobny, im więcej obowiązków przejmie wyspecjalizowany w tym zakresie partner.

Dlaczego Archivio?

Archivio od wielu lat specjalizuje się w cyfrowym odwzorowaniu dokumentacji papierowej. Dla wielu klientów realizuje proces skanowania dokumentów, podpisywania ich podpisem kwalifikowanym i umieszczania w repozytorium elektronicznym, np. dedykowanym rozwiązaniu chmurowym.

Firma posiada dedykowane rozwiązanie dla działów kadr – E-teczkę, która w intuicyjny sposób, przyjęty dla dokumentacji kadrowej, prezentuje dokumenty pracowników. Podzielone na odpowiednie części ABCD mogą być indeksowane także przez specjalistów ds. kadr.

Jak to zrobić?

  1. Archivio wspólnie z klientem oszacuje skalę projektu – warunkiem sukcesu jest bowiem sprawne zakończenie procesu;
  2. w przypadku decyzji o zmianie okresu przechowywania obowiązkiem klienta jest przygotowanie i złożenie raportów informacyjnych – Archivio może w tym pomóc;
  3. kolejnym krokiem jest sporządzenie odwzorowania cyfrowego dokumentu papierowego opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym Pracodawcy – w tym przypadku Archivio, wykorzystując profesjonalne urządzenia doświadczonych specjalistów, zrealizuje ten etap na potrzeby klienta;
  4. w przypadku decyzji o zmianie sposobu przechowywania klient musi poinformować pracowników o nowej formie prowadzenia dokumentacji;
  5. końcowym etapem projektu jest odebranie dokumentacji papierowej przez pracowników lub fizyczne zniszczenie dokumentacji papierowej.

Archivio

  • oszczędność miejsca i czasu;
  • szybkość i łatwość dostępu do informacji;
  • uporządkowanie systemowe, kontrola kompletności i integralności;
  • bezpieczeństwo i kontrola dostępu, cykliczne i bezpieczne kopie zapasowe;
  • dostęp jednocześnie kilku użytkowników do tego samego dokumentu z dowolnej lokalizacji;
  • wygodny i przejrzysty system zarządzania teczkami kadrowymi;
  • elastyczne rozwiązanie – zasilanie modułów kadrowych systemów Klienta.

Dla kogo?

  • dla firm chcących oszczędzać koszty administracyjne;
  • rozproszonych organizacji posiadających wielu pracowników;
  • dla firm nowoczesnych, w trakcie automatyzacji procesów. |

Archivio.pl
dziendobry@archivio.pl

Kilka wariantów prenumeraty Pokaż opcje
Dwutygodniowy dostęp bez zobowiązań Wybieram

Abonament już od 100 zł miesięcznie

Dwutygodniowy dostęp bez zobowiązań

Pełen dostęp do wszystkich treści portalu
to koszt 100 zł miesięcznie
przy jednorazowej płatności za rok

WYBIERAM

Dwutygodniowy dostęp do wszystkich treści
portalu za 99 zł netto, które odliczymy od ceny
regularnej przy przedłużeniu abonamentu

WYBIERAM

Pełen dostęp do wszystkich treści portalu
to koszt 100 zł miesięcznie
przy jednorazowej płatności za rok

Dwutygodniowy dostęp do wszystkich treści
portalu za 99 zł netto, które odliczymy od ceny
regularnej przy przedłużeniu abonamentu

WYBIERAM

Polityka cookies

Dalsze aktywne korzystanie z Serwisu (przeglądanie treści, zamknięcie komunikatu, kliknięcie w odnośniki na stronie) bez zmian ustawień prywatności, wyrażasz zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez EXPLANATOR oraz partnerów w celu realizacji usług, zgodnie z Polityką prywatności. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce.

Usługa Cel użycia Włączone
Pliki cookies niezbędne do funkcjonowania strony Nie możesz wyłączyć tych plików cookies, ponieważ są one niezbędne by strona działała prawidłowo. W ramach tych plików cookies zapisywane są również zdefiniowane przez Ciebie ustawienia cookies. TAK
Pliki cookies analityczne Pliki cookies umożliwiające zbieranie informacji o sposobie korzystania przez użytkownika ze strony internetowej w celu optymalizacji jej funkcjonowania, oraz dostosowania do oczekiwań użytkownika. Informacje zebrane przez te pliki nie identyfikują żadnego konkretnego użytkownika.
Pliki cookies marketingowe Pliki cookies umożliwiające wyświetlanie użytkownikowi treści marketingowych dostosowanych do jego preferencji, oraz kierowanie do niego powiadomień o ofertach marketingowych odpowiadających jego zainteresowaniom, obejmujących informacje dotyczące produktów i usług administratora strony i podmiotów trzecich. Jeśli zdecydujesz się usunąć lub wyłączyć te pliki cookie, reklamy nadal będą wyświetlane, ale mogą one nie być odpowiednie dla Ciebie.