Innowacje i nowe narzędzia w finansach i controllingu

Celów związanych z doskonaleniem systemów księgowości czy controllingu próżno szukać w strategiach firm. Z perspektywy zarządu zainteresowanie funkcjami wspierającymi jest zazwyczaj niewielkie – wszak trudno tu o działania pozwalające na zauważalną poprawę wyników finansowych firmy. Nic więc dziwnego, że rozwój systemów wykorzystywanych przez finanse i wdrażanie innowacji wymaga inicjatywy ze strony menedżerów średniego szczebla zarządzających tymi obszarami. W tym artykule prezentujemy potencjalne kierunki usprawnień procesów księgowych i controllingowych z wykorzystaniem systemów IT, omawiamy przypadki, w których to zarząd inicjuje tego typu projekty, oraz przedstawiamy kierunki argumentacji pozwalające na uzyskanie aprobaty dla ewentualnego wdrożenia.

MC_64_15.jpg

Automatyzacja i komputeryzacja – szansa czy zagrożenie dla kontrolerów, analityków i finansistów?

94% zadań wykonywanych przez księgowych i audytorów może być w przyszłości realizowanych przez maszyny. Tak przynajmniej wynika z szeroko zakrojonej analizy podatności różnych specjalizacji na automatyzację oraz komputeryzację, którą w 2017 r. opublikowali naukowcy z Oxford University, Carl Benedikt Frey oraz Michael A. Osborne. W świetle przedstawionych w artykule wyników najmniejszy potencjał automatyzacji mają zadania wymagające kreatywności (projektant mody), inteligencji społecznej (specjaliści public relations) czy spostrzegawczości i prowadzenia działań w nieustrukturyzowanym otoczeniu (chirurg). Na szczęście procesowanie dziesiątków czy setek dokumentów księgowych to tylko fragment zadań wykonywanych przez zespoły podlegające dyrektorowi finansowemu. Pozostałe funkcje znajdujące się w gestii specjalistów od finansów i controllingu mają wyraźnie mniejszy potencjał automatyzacji, co sprawia, że eksperci i specjaliści w obszarze finansów raczej nieprędko zostaną zastąpieni przez roboty i algorytmy komputerowe.

Nie zmienia to jednak faktu, że wykorzystanie potencjału komputeryzacji i robotyzacji w zadaniach wykonywanych przez controlling jest niezbędne wobec coraz większej złożoności modeli biznesowych przedsiębiorstwa, rosnącej liczby dostępnych danych i informacji oraz szybujących oczekiwań co do jakości, szybkości i głębokości analiz oraz raportów ze strony kadry menedżerskiej. Wzrost wynagrodzeń oraz nierównowaga pomiędzy popytem a podażą specjalistów w dziedzinie controllingu finansowego, biznesowego i operacyjnego dodatkowo motywują przedsiębiorstwa do inwestycji w narzędzia i systemy usprawniające codzienną pracę zespołów finansów i controllingu.

Praktyka i studia przypadków firm, które zdecydowały się na doskonalenie procesów sprawozdawczych i raportowych poprzez wdrożenie odpowiednich rozwiązań IT, dość jednoznacznie pokazują, że kontrolerzy i analitycy należą do grona głównych beneficjentów tego typu projektów. Typowe korzyści z inwestycji w systemy usprawniające pracę zespołu finansowo-księgowego to ograniczenie ręcznej pracy związanej z przygotowaniem informacji czy wzrost zaufania do danych pochodzących z ewidencji księgowej firmy. Czas i potencjał uwolniony w wyniku automatyzacji i optymalizacji procesów sprawozdawczych może być spożytkowany na zadania dostarczające realnej wartości menedżerom, takie jak pogłębiona analiza odchyleń, symulacje what-if czy komentarze i rekomendacje eksperckie.

Możliwości innowacji i usprawnień w finansach i controllingu

Poziom dojrzałości technologicznej firm jest mocno zróżnicowany – rozwiązania, które w jednych firmach są niepodlegającym dyskusji standardem, w innych przedsiębiorstwach dopiero pojawiają się na poziomie inicjatyw i wniosków inwestycyjnych. Katalog usprawnień i innowacji jest jednak otwarty, dzięki czemu praktycznie w każdej firmie można znaleźć obszary lub procesy, które mogą zostać udoskonalone. Dwa podstawowe kierunki optymalizacji procesów finansowych i sprawozdawczych to automatyzacja zadań (interfejsy i mechanizmy przetwarzania danych zastępujące ręczną pracę i eliminujące ryzyko błędu) oraz poprawa komunikacji i przepływu informacji pomiędzy uczestnikami procesu.

Obieg dokumentów oraz rozpoznawanie faktur

Systemy wspierające elektroniczny obieg faktur oraz narzędzia automatyzujące rejestrowanie i przetwarzanie faktur kosztowych należą do kanonu rozwiązań wykorzystywanych w dużych zespołach księgowych funkcjonujących w ramach centrów usług wspólnych lub firm outsourcingowych. Przy przetwarzaniu dużej liczby faktur usprawnienia pozwalające na nawet nieznaczne skrócenie czasu procesowania pojedynczego dokumentu pozwalają osiągnąć wymierne oszczędności. Rozwiązania wyposażone w moduły rozpoznawania tekstu (OCR – Optical Character Recognition) pozwalają wyeliminować ręczną pracę związaną z wprowadzaniem faktur do systemu, zaś platformy obiegu dokumentów wymuszają zachowanie właściwych ścieżek autoryzacji oraz automatyzują dekretację typowych faktur.

 

Wykorzystałeś swój limit bezpłatnych treści

Pozostałe 79% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników portalu. Zaloguj się, albo wybierz plan abonamentowy.

Wybierz abonament już od 83 zł miesięcznie Pokaż abonament
Dwutygodniowy dostęp bez zobowiązań Wybieram

Abonament już od 83 zł miesięcznie

Dwutygodniowy dostęp bez zobowiązań

Pełen dostęp do wszystkich treści portalu
to koszt 83 zł miesięcznie
przy jednorazowej płatności za rok

WYBIERAM

Dwutygodniowy dostęp do wszystkich treści
portalu za 99 zł netto, które odliczymy od ceny
regularnej przy przedłużeniu abonamentu

WYBIERAM

Pełen dostęp do wszystkich treści portalu
to koszt 990 zł miesięcznie
przy jednorazowej płatności za rok

Dwutygodniowy dostęp do wszystkich treści
portalu za 99 zł netto, które odliczymy od ceny
regularnej przy przedłużeniu abonamentu

WYBIERAM