KSeF dla podmiotów zagranicznych – kiedy powstaje obowiązek?

Obowiązkowy KSeF wdrażany jest etapowo. Od 1 kwietnia 2026 r. większość firm jest objęta obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF. Wyjątkiem są mikroprzedsiębiorcy, którzy do końca 2026 r. mogą nadal wystawiać faktury elektroniczne lub papierowe pod warunkiem, że ich miesięczna sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekroczy 10 000 zł brutto. Nowe przepisy dotyczą także firm zagranicznych działających w Polsce – tyle że zakres tego obowiązku uzależniony jest od spełnienia konkretnych przesłanek, a nie samego faktu rejestracji do VAT.

Harmonogram wdrożenia a podmioty zagraniczne

Zgodnie z art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF nie dotyczy podmiotów zagranicznych w następujących sytuacjach:

• gdy podatnik nie posiada w Polsce ani siedziby działalności gospodarczej, ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej (SMPD);
• gdy podatnik nie posiada siedziby w Polsce, ale ma ją w kraju SMPD, które jednak nie uczestniczy czynnie w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiana jest faktura.

Podmiot zagraniczny, który nie jest zobowiązany do wystawiania faktur w KSeF, może stosować system dobrowolnie, jeśli jest zarejestrowany jako czynny podatnik VAT w Polsce.

Ustawodawca uzależnił obowiązek wystawiania faktur w KSeF nie od tego, czy podatnik posiada polski NIP, tylko od tego, czy ten podmiot posiada stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce. To rozróżnienie ma fundamentalne znaczenie – rejestracja VAT i posiadanie polskiego numeru NIP nie przesądza sama w sobie o obowiązku korzystania z systemu.