KSeF dla podmiotów zagranicznych – kiedy powstaje obowiązek?
Od 1 lutego 2026 r. Krajowy System e-Faktur działa w trybie obowiązkowym, a od 1 kwietnia 2026 r. system obejmuje zdecydowaną większość podatników w Polsce. Terytorialny charakter podatku VAT sprawia jednak, że nie każda zagraniczna firma prowadząca transakcje z polskimi kontrahentami automatycznie wchodzi w obowiązek e-fakturowania. Wyjaśniamy, kiedy podmiot zagraniczny musi korzystać z KSeF i co o tym decyduje.
Obowiązkowy KSeF wdrażany jest etapowo. Od 1 kwietnia 2026 r. większość firm jest objęta obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF. Wyjątkiem są mikroprzedsiębiorcy, którzy do końca 2026 r. mogą nadal wystawiać faktury elektroniczne lub papierowe pod warunkiem, że ich miesięczna sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekroczy 10 000 zł brutto. Nowe przepisy dotyczą także firm zagranicznych działających w Polsce – tyle że zakres tego obowiązku uzależniony jest od spełnienia konkretnych przesłanek, a nie samego faktu rejestracji do VAT.
Harmonogram wdrożenia a podmioty zagraniczne
Zgodnie z art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF nie dotyczy podmiotów zagranicznych w następujących sytuacjach:
- gdy podatnik nie posiada w Polsce ani siedziby działalności gospodarczej, ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej (SMPD);
- gdy podatnik nie posiada siedziby w Polsce, ale ma ją w kraju SMPD, które jednak nie uczestniczy czynnie w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiana jest faktura.
Podmiot zagraniczny, który nie jest zobowiązany do wystawiania faktur w KSeF, może stosować system dobrowolnie, jeśli jest zarejestrowany jako czynny podatnik VAT w Polsce.
Ustawodawca uzależnił obowiązek wystawiania faktur w KSeF nie od tego, czy podatnik posiada polski NIP, tylko od tego, czy ten podmiot posiada stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce. To rozróżnienie ma fundamentalne znaczenie – rejestracja VAT i posiadanie polskiego numeru NIP nie przesądza sama w sobie o obowiązku korzystania z systemu.
Co to jest stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej (SMPD)?
Pojęcie SMPD definiuje unijne rozporządzenie wykonawcze nr 282/2011 do dyrektywy VAT. Zgodnie z art. 11 ust. 1 tego rozporządzenia stałe miejsce prowadzenia działalności to dowolne miejsce – inne niż siedziba podatnika – charakteryzujące się wystarczającą stałością oraz odpowiednią strukturą w zakresie zaplecza personalnego i technicznego.
Ministerstwo Finansów opublikowało 28 stycznia 2026 r. objaśnienia podatkowe dotyczące zasad ustalania stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski w kontekście obowiązku wystawiania faktur przy użyciu KSeF. Dokument ten jest kluczowym punktem odniesienia dla zagranicznych podmiotów analizujących swoje obowiązki.
Z objaśnień wynikają trzy warunki, które muszą być spełnione łącznie, aby mówić o SMPD:
- Stałość. Działalność prowadzona w danym miejscu musi mieć charakter trwały i powtarzalny – nie może być epizodyczna ani sezonowa. Liczy się pewien minimalny próg zaangażowania, który pozwala uznać, że obecność podmiotu na terytorium Polski nie jest przemijająca.
- Struktura osobowo-rzeczowa. SMPD powinno charakteryzować się wystarczającą stałością oraz odpowiednią strukturą w zakresie zaplecza personalnego i technicznego, by umożliwić przeprowadzenie danej transakcji objętej przepisami krajowymi w zakresie fakturowania, w tym w odniesieniu do KSeF.
- Czynne uczestnictwo w transakcji. Sam fakt posiadania SMPD nie wystarczy – decyduje to, czy to konkretne miejsce aktywnie uczestniczy w dostawie lub usłudze, dla której wystawiana jest faktura. Przepis art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT należy interpretować w ten sposób, że SMPD uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, jeżeli uczestniczy w tej transakcji czynnie.
Warto podkreślić: samo posiadanie numeru VAT (VAT UE lub VAT PL) nie oznacza jeszcze, że podatnik ma stałe miejsce prowadzenia działalności w danym kraju. Dlatego sama rejestracja do VAT w Polsce nie zawsze oznacza obowiązek korzystania z KSeF, jeśli podatnik nie ma w Polsce stałego miejsca działalności.
Praktyczne wątpliwości i sygnały z sądów
Zagraniczna firma będzie musiała wystawiać faktury w KSeF, jeśli ma stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. To oznacza problemy zarówno dla tych firm z ustaleniem, czy dotyczy ich ten obowiązek, jak i ich polskich kontrahentów z weryfikacją, czy otrzymali prawidłowo wystawioną fakturę.
Wątpliwości są tym bardziej uzasadnione, że – jak zauważają eksperci – objaśnienia MF nie odpowiedziały na wszystkie pytania praktyczne. Marcin Kowalczyk, ekspert EY Polska, wskazuje, że warto byłoby, aby w objaśnieniach znalazło się więcej przykładów, które ułatwią podatnikom samodzielną analizę.
Co więcej, sądy administracyjne w pierwszych orzeczeniach wyrażają wątpliwości, czy Polska może nakładać na zagraniczne podmioty obowiązki związane z KSeF. To istotny sygnał dla firm, które nie są pewne swojej sytuacji – zagadnienie może być jeszcze przedmiotem dalszego orzecznictwa.
Faktury wystawiane przez polskich podatników na rzecz podmiotów zagranicznych
Odrębną kwestią – często pomijaną w dyskusji – jest obowiązek po stronie polskiego sprzedawcy, gdy jego nabywcą jest podmiot zagraniczny. Polski podatnik zarejestrowany jako czynny podatnik VAT świadczący usługi informatyczne dla francuskiej firmy, która nie posiada na terytorium Polski stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, jest obowiązany dokumentować to świadczenie za pomocą faktur ustrukturyzowanych wystawianych przy użyciu KSeF. Dodatkowo faktury te przedsiębiorca jest obowiązany udostępniać tej firmie w sposób z nią uzgodniony.
Zasada jest zatem prosta: obowiązek wystawienia faktury w KSeF zależy od statusu wystawcy, nie nabywcy. Polski podatnik objęty KSeF wystawia fakturę ustrukturyzowaną niezależnie od tego, gdzie ma siedzibę jego zagraniczny klient – i jednocześnie ma obowiązek udostępnić mu tę fakturę poza systemem, w uzgodniony sposób.
Podsumowanie
Obowiązek korzystania z KSeF przez podmioty zagraniczne zależy od jednej kluczowej przesłanki: czy dany podmiot posiada w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności, które czynnie uczestniczy w transakcji. Sama rejestracja do VAT, posiadanie polskiego numeru NIP czy dokonywanie dostaw na terytorium Polski nie przesądza o tym obowiązku. Ocena powinna być dokonywana indywidualnie, z uwzględnieniem objaśnień MF z 28 stycznia 2026 r. oraz definicji SMPD wynikającej z rozporządzenia 282/2011.
Podmioty zagraniczne, które nie spełniają kryterium posiadania SMPD w Polsce lub których SMPD nie uczestniczy w transakcji, mogą dobrowolnie przystąpić do KSeF, jeśli są zarejestrowanymi czynnymi podatnikami VAT w Polsce – bez obowiązku, ale z taką możliwością.
