Przygotowywanie raportów cyklicznych - jak do tego podejść?

Raporty cykliczne to controllingowa codzienność. Zbieranie danych, przetwarzanie ich na raporty zarządcze oraz ich późniejsza analiza to sekwencja czynności wykonywanych w celu bieżącego monitorowania sytuacji w firmie. Warto ułożyć te czynności w powtarzalne ciągi, bowiem usystematyzowany proces łatwiej nadzorować i realizować. W tym celu warto opracować grupę raportów, które wykonywane regularnie pomogą realizować zadania komórek analitycznych, a tym samym wesprzeć kadrę zarządzającą w podejmowaniu kluczowych decyzji.

INFO_19_27.jpg

Analiza potrzeb zarządczych

Pracę nad raportami cyklicznymi powinno się zacząć od poznania potrzeb zarządczych. Samo zbieranie danych jest procesem mało istotnym, jeśli nie ma odbiorców dla takiego materiału.

W związku z tym na początku warto się zastanowić, jakie informacje są potrzebne, jakich raportów brakuje, jakie decyzje na ich podstawie mają być podejmowane:

  • Czy mają to być informacje o sprzedaży, poziomie przychodów, popycie np. w podziale na rodzaje produktów lub wykonywanych usług, czy sprzedaży w poszczególnych lokalizacjach?
  • Czy może szukamy wiedzy na temat poziomu ponoszonych kosztów, czego dotyczą, w jakich grupach rodzajowych występują, z jakimi dostawcami mamy podpisane największe umowy?
  • A może interesuje nas realizacja budżetu i odchylenia od planu, sprawdzanie, w jakim stopniu rzeczywistość odchyla się od założeń, gdzie występują największe ryzyka niekorzystnych zmian i jakie mamy możliwości, aby im zapobiec?

Pytań jest wiele. Ważne, aby wybrać te najistotniejsze z punktu widzenia zarządzania firmą lub bieżących potrzeb analitycznych i do nich dostosować proces zbierania danych.

Dobrze przygotowany proces raportowania jest niezbędny w każdej firmie. Nie mniej istotne jest rozumienie powodu, dla którego go przeprowadzamy. Nie chodzi bowiem o sam raport, który wytworzymy, ale o przekazanie informacji pomagającej zarządzać firmą, podjąć kluczowe decyzje czy też zdiagnozować pojawiające się problemy.

Wybór narzędzi do raportowania

Obecnie wybór narzędzi do raportowania jest bardzo duży. W najprostszym przypadku będzie to arkusz kalkulacyjny, w bardziej zaawansowanym będzie to system księgowo-sprawozdawczy, hurtownia danych czy też dedykowane rozwiązania analityczne wspierające przetwarzanie danych i ich analizę typu BI (Business Intelligence). Ofert na rynku jest bardzo dużo, trzeba je tylko dostosować do zasobności portfela, ilości przetwarzanych danych, liczby osób, które mają z niego korzystać, wielkości sprzedaży, obszarów analitycznych itp.

Wykorzystałeś swój limit bezpłatnych treści

Pozostałe 75% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników portalu. Zaloguj się, albo wybierz plan abonamentowy.

Wybierz abonament już od 83 zł miesięcznie Pokaż abonament
Dwutygodniowy dostęp bez zobowiązań Wybieram

Abonament już od 83 zł miesięcznie

Dwutygodniowy dostęp bez zobowiązań

Pełen dostęp do wszystkich treści portalu
to koszt 83 zł miesięcznie
przy jednorazowej płatności za rok

WYBIERAM

Dwutygodniowy dostęp do wszystkich treści
portalu za 99 zł netto, które odliczymy od ceny
regularnej przy przedłużeniu abonamentu

WYBIERAM

Pełen dostęp do wszystkich treści portalu
to koszt 990 zł miesięcznie
przy jednorazowej płatności za rok

Dwutygodniowy dostęp do wszystkich treści
portalu za 99 zł netto, które odliczymy od ceny
regularnej przy przedłużeniu abonamentu

WYBIERAM