Rola działu księgowego w firmie

Zadania wewnętrznego działu księgowego

Dział księgowy pełni szereg istotnych funkcji w organizacji. Zadaniem tego działu jest rejestrowanie wszystkich transakcji finansowych, jakie mają miejsce w firmie, takich jak np. przychody, wydatki, faktury czy płatności. Istotne jest także, aby przekazywać ważne informacje do innych działów, np. dane o przelewach, jakie wpłynęły do działu sprzedaży. Dział księgowy jest odpowiedzialny za terminowe oraz zgodne z przepisami przygotowywanie rozliczeń podatkowych oraz raportów finansowych takich jak bilans czy rachunek zysków i strat. Obowiązki działu księgowego to nie tylko praca na danych ex post, ale także ex ante. Dział księgowy bierze czynny udział w tworzeniu realistycznych planów finansowych oraz monitorowanie ich realizacji w celu utrzymania stabilności finansowej. To dział księgowy aktywnie uczestniczy w analizie danych finansowych oraz dostarczaniu informacji wspierających decyzje zarządu dotyczące rozwoju firmy. Szczególnie jest to widoczne, gdy firma nie posiada wewnętrznego działu kontrolingu i to dział księgowy w pełni odpowiada za analizę danych.

Wewnętrzny czy zewnętrzny dział księgowy?

Zarówno jeden, jak i drugi model ma wiele zalet i wad. Bezpośrednia kontrola to jeden z największych plusów wewnętrznego działu księgowego. Zarząd ma możliwość bieżącego nadzoru nad procesami księgowymi i szybkiego reagowania na ewentualne problemy. Księgowość jako jeden z działów firmy to także szybsze rozwiązywanie problemów, choćby w przekazywaniu informacji. W przypadku wewnętrznej księgowości istotna jest ścisła współpraca z innym działami w firmie. Dział księgowy staje się spoiwem pomiędzy innymi działami i często jako pierwszy wie o nadchodzących problemach. Zewnętrzna księgowość ma tyle informacji o firmie, ile zostanie jej przekazane. Biuro rachunkowe nie zawsze ma bezpośredni kontakt z działami wewnątrz firmy, przez co może nie wiedzieć o istotnych zdarzeniach lub może dowiadywać się o nich z opóźnieniem.

Wewnętrzny dział księgowy w firmie to lepsze zrozumienie branży i indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa. Jest on skupiony na obszarach dotyczących danej firmy. W przypadku firm zewnętrznych zarząd może odczuwać niewystarczające zrozumienie specyfiki branży. Biura rachunkowe obsługują firmy z różnych obszarów, co powoduje, że nie są w stanie w pełni zrozumieć każdej z nich na poziomie, jakiego wymaga zarząd. Wewnętrzna księgowość jest całkowicie oddana problemom danej firmy, przez co lepiej rozumie specyfikę jej działania. Wewnętrzna księgowość to również większe bezpieczeństwo danych finansowych, ponieważ nie są one przekazywane podmiotom zewnętrznym. Firma ma pełną kontrolę nad tym, kto ma dostęp do danych i w jakim zakresie, a także dba o właściwe ich przechowywanie.

Utrzymywanie wewnętrznego działu księgowego wiąże się także z wyzwaniami i znacznymi wydatkami. Najbardziej obciążającym elementem są koszty związane z zatrudnianiem pracowników oraz stworzeniem dla nich odpowiednich warunków pracy. Należy tu uwzględnić koszty wynagrodzenia, szkoleń oraz rekrutacji. Outsourcing usług księgowych niweluje takie problemy, ponieważ zarząd co miesiąc otrzymuje fakturę za usługi i nie martwi się w przypadku rotacji pracowników czy potrzeby organizacji szkoleń. Wewnętrzny dział księgowy wiąże się również z zarządzaniem dodatkową komórką, koniecznością nadzoru i koordynacji pracy, co w wielu przypadkach przemówi na korzyść zewnętrznego działu księgowego.