Właściwy człowiek we właściwej roli – czyli nadawanie uprawnień w systemie SAP

Czym jest rola w SAP?

W SAP-ie obowiązują tak zwane uprawnienia pozytywne. Oznacza to, że jeżeli użytkownik potrzebuje uprawnień do wglądu w dane, bądź też do wygenerowanego raportu, zawierającego dane, do których wymagany jest dostęp, konieczne jest dodanie użytkownikowi odpowiedniej roli.

Rola składa się z obiektu uprawnień, takich jak: transakcje czy rodzaje działań. W SAP-ie działania oznaczone są cyframi: 1 to tworzenie, 2 to zmiana, 3 to wyświetlanie, które analogiczne znaczenie mają także w przypadku nadawania dostępów. W przypadku osób tworzących raporty, na przykład analityków biznesowych, możliwość wykonywania działań oznaczonych cyframi 1 i 2 nie jest konieczna. Ich uprawnienia można ograniczyć do wariantu 3. Z kolei, gdy w księgowości tworzony jest dokument finansowy, ograniczenie działań do „wyświetlania” mijałoby się z celem. Specjaliści z działu księgowości otrzymują możliwość „tworzenia” i „zmiany”. Efekt ich pracy jednakże nie powinien już podlegać modyfikacji przez innych pracowników, którzy w związku z tym najprawdopodobniej otrzymają jedynie możliwość „wyświetlania”.

W SAP tworzone są tzw. role pojedyncze, zaprojektowane pod konkretne stanowiska, np. dyrektora działu księgowości czy pracownika działu księgowości. Taki pracownik może na przykład tworzyć dokumenty księgowe, jednak w odróżnieniu od swojego przełożonego nie będzie miał możliwości ostatecznego jego zatwierdzenia. Lista możliwych konfiguracji uprawnień właściwie się nie kończy i obejmuje wszystkich, którzy w jakikolwiek sposób korzystają w firmie z systemu SAP – od pracowników magazynowych czy kasjerów, przez menedżerów czy dyrektorów oraz zarządy spółek.

Jedna firma vs. grupa firm

Bardziej szczegółowe rozbicie ról pozwala na podział uprawnień także ze względu na jednostki gospodarcze, rodzaje ksiąg rachunkowych, rekordów i ich wersji. Tego rodzaju możliwości dotyczą niemal każdego modułu.

Jak wiadomo głównymi klientami SAP są duże przedsiębiorstwa. System usprawnia zarządzanie firmami, w tym spółkami. Ten sam system może obejmować kilkadziesiąt podmiotów należących do jednej grupy. Dlatego tak ważne jest także nadawanie uprawnień ze względu na jednostki gospodarcze. Co oczywiste, księgowość jednego podmiotu nie zawsze powinna mieć wgląd w dokumenty księgowości drugiego.