Wykorzystanie Power Query w controllingu
Podstawowe narzędzie wykorzystywane w pracy kontrolera finansowego to Excel. Ma on jednak swoje ograniczenia, a wtedy do gry wchodzi Power Query. Takim przypadkiem jest chociażby budżetowanie, czyli jeden z najważniejszych procesów w controllingu. Budżetowanie wymaga konsolidacji wielu danych, co znacząco ułatwia Power Query, ograniczając ryzyko błędów ludzkich i niedopatrzeń. Niniejszy artykuł przedstawia na praktycznym przykładzie, jak w dosłownie 5 minut można oszczędzić godziny pracy kilku osób, zredukować ryzyko i uzyskać doskonały efekt w postaci skonsolidowanych danych budżetowych.
Zestaw danych do pracy
Naszym zestawem danych są formatki budżetowe dla kilku miejsc powstania kosztów (dalej: MPK) o numerach 501, 502 oraz 503. Za każdy MPK odpowiada jeden menedżer funkcyjny, którego celem było przygotowanie predykcji kosztów na rok 2023. W rzeczywistości MPK może być o wiele więcej i najczęściej w praktyce też tak jest, jednakże nie stanowi to problemu ani wyzwania w przypadku dobrze przygotowanego zapytania w Power Query, dlatego też na nasze potrzeby skupimy się na małym zestawie danych.
Nasz przykładowy zestaw danych celowo zawiera pewne błędy, jakie często można spotkać w praktyce. Błędy ludzkie są absolutnym standardem, dlatego trzeba być na nie gotowym.
Błędy, jakie wprowadzono do arkuszy (MPK 501 i 502, MPK 503 zawiera w pełni poprawne dane), są następujące:
- W wartościach dla kolejnych miesięcy znajdują się zarówno wartości dodatnie, jak i wartości = 0 lub komórka pusta.
- W MPK 501 jeden wiersz jest pusty (wiersz 12).
- Suma dla całego MPK 501 jest niewłaściwie obliczona (wiersz 22).
- Brakuje pewnych danych w kolumnach F-G w MPK 501 (wiersze 19-20).
- W MPK 502 dodano linię bez numeru i nazwy konta, którą należy zignorować na ten moment (wiersz 19).
Zanim przejdziemy do meritum, zastanówmy się chwilę, dlaczego właściwie chcemy wykorzystać do tego zadania Power Query, a nie Excela? W istocie można skonsolidować te dane z wykorzystaniem obu podanych narzędzi. Niemniej Power Query ma kilka zasadniczych przewag nad arkuszem Excela:
- Konsolidacji za pomocą Excela można dokonać z wykorzystaniem formuł, jednakże wymaga to wiedzy i sporo czasu. Co ważniejsze, to rozwiązanie może znacząco zwiększyć rozmiar pliku, co przy kilkudziesięciu lub kilkuset MPK będzie stanowić nie lada wyzwanie. Dalsza praca będzie utrudniona, podobnie jak odczyt i modyfikacja danych. Z kolei zaprezentowane niżej zapytanie (tzw. query) jest szybkie (i o wiele szybsze niż Excel) i wbrew pozorom absolutnie nie wymaga zaawansowanej wiedzy. Co równie istotne – rozmiar pliku jest dużo mniejszy.
- Zaprezentowane dane można skonsolidować manualnie poprzez ręczne skopiowanie danych ze wszystkich zakładek do jednej. W przypadku trzech MPK miałoby to nawet sens i byłoby to pewnie szybsze działanie niż budowa zapytania, jednakże już w przypadku kilkunastu czy więcej MPK jest to czasochłonna praca mijająca się z celem. Dobrze przygotowane query pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu (nawet kilka godzin pracy), jednocześnie minimalizując ryzyko błędu ludzkiego.
- Konsolidacja za pomocą Excela (drogą manualną) jest rozwiązaniem jednorazowym. Proces budżetowy natomiast nigdy taki nie jest i w 99% przypadków jest tworzony w drodze ciągłych modyfikacji, aktualizacji i weryfikacji kosztów. W przypadku manualnie skonsolidowanego pliku oznaczałoby to ogromny wysiłek i stratę czasu. Potrzebne jest rozwiązanie elastyczne i szybkie. Takim jest właśnie Power Query, które raz zrobione umożliwia odświeżanie w ciągu kilku sekund.
Niestety, nie ma róży bez kolców i podobnie jak Excel, tak i Power Query ma swoje ograniczenia:
Wykorzystałeś swój limit bezpłatnych treści
Pozostałe 66% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników portalu. Zaloguj się, wybierz plan abonamentowy albo kup dostęp do artykułu/dokumentu.
Zaloguj się
