Narzędzia IT i ich zastosowanie w analizie kosztów

Poniżej zebrano funkcjonalności, które – jak wynika z mojego doświadczenia – umożliwiają prowadzenie sprawnego controllingu kosztów. Nie jest to oczywiście lista skończona, a jedynie podstawowe elementy, których można oczekiwać od narzędzia IT. Funkcjonalności podzielono na następujące kategorie:

• dane podstawowe,
• planowanie,
• ewidencja i rozliczenie,
• raportowanie.

Dane podstawowe

Dane podstawowe to dane, które nie podlegają zbyt częstym zmianom w systemie i dla których rejestrowane są dane transakcyjne. Centralnym obiektem analiz kosztowych od zawsze jest wynikowe konto księgowe. Aby uniknąć skomplikowanych i trudnych w stosowaniu narzędzi analitycznych, w aplikacjach IT do planu kont często wprowadza się dodatkowe niezależne elementy, takie jak centra kosztowe, zlecenia czy projekty. Dzięki temu plan kont pozostaje prosty i przejrzysty, a jego wymiar informuje jedynie o pochodzeniu kosztu. Dopiero w zestawieniu z pozostałymi wymiarami można określić, gdzie dany koszt powstał czy też jakiego konkretnego zadania dotyczył. A zatem efektywna analiza kosztowa powinna umożliwiać ewidencję wielowymiarową. Nie należy jednak przesadzać z liczbą wymiarów, bo każdy dodatkowy wymiar to większy nakład pracy działu księgowego oraz prawdopodobieństwo pomyłki w ewidencji dokumentu źródłowego.

Aby skutecznie zarządzać danymi podstawowymi, każdy wymiar powinien umożliwiać tworzenie struktur hierarchicznych. Jeszcze lepiej, gdy system przewiduje budowanie wielu alternatywnych hierarchii, uwzględniających różne podejścia do analizy kosztów – według podziału geograficznego, funkcyjnego, osoby odpowiedzialnej itp. Hierarchie w połączeniu z interaktywnym raportem prezentującym sumy pośrednie poszczególnych węzłów to bardzo wygodne narzędzie do analizy kosztowej.

Poszczególne dane podstawowe oraz węzły ich hierarchii powinny być przedmiotem kontroli uprawnień, tak aby newralgiczne dane kosztowe były dostępne tylko dla wybranych osób w organizacji.