Poznaj Power BI i wprowadź rewolucję w procesie raportowania

W poszukiwaniu jednego źródła prawdy

Każdy analityk wie, że dane w organizacji są rozproszone w różnych źródłach. Przychody ze sprzedaży w systemie X, koszty w systemie finansowo-księgowym Y, status faktur w systemie workflow Z, budżety w arkuszach kalkulacyjnych. Bardzo często w systemach znajdziemy moduły analityczne, które pokażą najważniejsze wskaźniki i statystyki dotyczące danego działania. Nie mają one jednak możliwości dodawania dodatkowych źródeł danych, pochodzących spoza systemu. To powoduje, że obraz naszej firmy jest zawsze ograniczony do tego konkretnego źródła. (Rysunek 1)

Udając się na poszukiwania jednego źródła prawdy, które pokaże naszą działalność ze wszystkich perspektyw, dochodzimy do narzędzi analityki biznesowej (BI – Business Intelligence), które pozwalają zamodelować otaczającą nas rzeczywistość i tworzyć zestawienia, wychodzące daleko poza pojedyncze systemy. Tego typu narzędzia dotychczas wymagały tworzenia najpierw hurtowni danych, jednak gdy dane pochodzą z ustrukturyzowanych źródeł, możemy pokusić się o pominięcie tego kroku i wykonanie modelu danych bezpośrednio w narzędziu. To jedna z zalet Power BI – narzędzia typu self-service, w którym każdy użytkownik może zdefiniować swoją rzeczywistość. Zwykle taki model danych będzie odzwierciedlał logikę biznesową i procesy, pozwalając na przeglądanie danych z różnych systemów (dane transakcyjne – Przychody, Koszty, Przelewy) w powiązane z łączącymi je wymiarami analitycznymi (np. Klienci, Faktury, Kalendarz). (Rysunek 2)

Jak pobierać dane?

Całość bardzo dobrze wygląda na papierze, tylko jak wydobyć dane z naszych systemów? Dla Power BI nie ma ograniczeń.

Narzędzie ma wbudowane „connectory” (czyli tzw. łączniki pomiędzy różnymi systemami) do najpopularniejszych baz danych, m.in. SQL Server, SAP BW, SAP Hana czy Salesforce. Pozwala też na tworzenie połączeń z różnymi platformami, choćby poprzez ODBC czy interfejsy API. Proces pobierania danych został wbudowany w specjalne narzędzie służące do pobierania i przekształcania danych (tzw. Edytor zapytań). Szczególnie możliwość ich przekształcenia w locie ma olbrzymie znaczenie, dlatego że dane pochodzące z różnych systemów mogą mieć różne formaty czy identyfikatory i mogą wymagać dodatkowych przekształceń. (Rysunek 3 i 4)

Wizualizacja i analiza danych z wielu źródeł kluczem do dobrych decyzji

Mając dane pobrane z wielu źródeł, które złożyły się na model danych w Power BI (czyli wspomniane już jedno źródło prawdy), możemy przystąpić do wyciągania wniosków. Interfejs sekcji Raport w Power BI zachęca nas do graficznej odpowiedzi na nasze pytania. Do wyboru mamy szereg wbudowanych wykresów, które tworzą powiązane ze sobą ekrany analityczne (tzw. dashboardy – niczym deska rozdzielcza w samochodzie). Choć stoi za tym cała sztuka wizualizacji danych, z poziomu interfejsu jest to dziecinnie proste. (Rysunek 5)

Co ważne, możemy też tworzyć dowolne wskaźniki (tzw. miary), które wykorzystają pobrane dane i pozwolą spojrzeć na nasze dane zgodnie z potrzebami. Można tu stworzyć standardowe miary (dynamika kosztów miesiąc do miesiąca, sprzedaż od początku roku), jak i miary odnoszące nas do różnych źródeł – np. arkusza Excel z budżetem na dany rok (koszty / budżet kosztowy).

Mam raport i co dalej?

Power BI jest programem do analizy danych i projektowania raportów, powiązanym z zestawem usług online, takich jak publikowanie i udostępnianie. W środowisku aplikacji o nazwie Power BI najważniejszą rolę odgrywają:

• Power BI Desktop – to bezpłatna aplikacja działająca na komputerach z systemem Windows, pozwalająca na połączenie z danymi, budowę raportu i zapis do pliku oraz publikację raportu w usłudze Power BI Online.
• Power BI Online – to chmurowy serwer raportowy dostępny przez przeglądarkę i aplikację na urządzeniach mobilnych, który łączy w sobie funkcjonalności Power BI Desktop (bez możliwości zapisu pliku na komputer) z możliwościami udostępniania raportów, dzielenia się nimi, komentowania, ustawiania procesów odświeżania danych i innych.