Weryfikacja statusu płatności w Power Query

Wyobraźmy sobie taką sytuację. Odpowiadamy za sprawy księgowe w firmie i potrzebujemy trzymać rękę na pulsie jeśli chodzi o kontrolę spływających płatności od klientów. Wystawiamy setki dokumentów sprzedażowych w programie transakcyjnym, a informacje o płatnościach otrzymujemy w postaci wyciągów z banków. Potrzebujemy „zderzyć” ze sobą te dane, aby wiedzieć który klient zalega z płatnością, a który jest przykładem do naśladowania. Niestety używany system nie pozwala nam na prostą weryfikację. Co robimy? Sięgamy po Excela i Power Query.

CiRZ_5-6_28.jpg

Zasady gry

Załóżmy, że z systemu transakcyjnego możemy wyciągnąć listę wystawionych faktur zapisaną w formie skoroszytu (pliku) Excela, a z systemu bankowego otrzymamy wyciąg bankowy w postaci pliku w formacie CSV (Comma Separated Values, czyli wartości rozdzielone przecinkiem).

Naszym zadaniem będzie zaimportowanie obu zestawów danych, ich oczyszczenie i przekształcenie do formy umożliwiającej scalenie wszystkich informacji w jeden gotowy raport prezentujący status płatności dla każdego dokumentu.

Zapytanie Faktury

Prace rozpocznijmy od otwarcia skoroszytu z danymi systemu transakcyjnego. Mam tutaj jeden arkusz z surowymi danymi. Aby pobrać je do Power Query zaznaczymy cały zakres, a następnie na karcie Dane w grupie Pobieranie i przekształcanie danych wybierzemy polecenie Z tabeli/zakresu.

Jeżeli dane nie były sformatowane jako tabela, Excel wymusi na użytkowniku utworzenie tabeli. Weryfikujemy czy zakres danych źródłowych zgadza się oraz czy opcja Moja tabela ma nagłówki została zaznaczona, a następnie klikamy przycisk OK. Utworzona zostanie tabela i pojawi się okno edytora Power Query.

Na tym etapie przyglądamy się wartościom w poszczególnych kolumnach i przypisujemy im odpowiednie typy danych. Aby zmienić typ danych dla konkretnej kolumny klikamy w ikonę umieszczoną po lewej stronie etykiety kolumny, a następnie wybieramy odpowiedni typ, np. Data.

Jeśli na ekranie pojawi się komunikat Zmień typ kolumny, potwierdzamy klikając przycisk Zamień bieżącą i kontynuujemy zmiany typów dla pozostałych kolumn, które tego wymagają.

Następnie zmieniamy nazwę dla naszego zapytania z Tabela 1 (w prezentowanym przykładzie) na Faktury. Pamiętajmy o nadawaniu nazw zapytaniom, które pozwalają szybko się zorientować jakie informacje zawarte są w tabeli.

Zestaw danych transakcyjnych jest już pobrany do Power Query (rys. 1). Zanim przejdziemy do wyciągów bankowych, należy załadować zapytanie. W tym celu na karcie Strona główna w grupie Zamknij klikamy w polecenie Zamknij i załaduj (ale nie w ikonę). Dlaczego? Kliknięcie w ikonę spowoduje wstawienie nowego arkusza do bieżącego skoroszytu, a w nim umieszczenie tabeli z prezentowanymi danymi. Przypominam, że dane źródłowe mamy już w arkuszu obok. Dlatego musimy zwrócić baczną uwagę i kliknąć w tekst polecenia Zamknij i załaduj (jest tam umieszczona mała strzałka skierowana w dół), a potem wybrać opcję Zamknij i załaduj do.

Wykorzystałeś swój limit bezpłatnych treści

Pozostałe 78% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników portalu. Zaloguj się, albo wybierz plan abonamentowy.

Wybierz abonament już od 100 zł miesięcznie Pokaż abonament
Dwutygodniowy dostęp bez zobowiązań Wybieram

Abonament już od 100 zł miesięcznie

Dwutygodniowy dostęp bez zobowiązań

Pełen dostęp do wszystkich treści portalu
to koszt 100 zł miesięcznie
przy jednorazowej płatności za rok

WYBIERAM

Dwutygodniowy dostęp do wszystkich treści
portalu za 99 zł netto, które odliczymy od ceny
regularnej przy przedłużeniu abonamentu

WYBIERAM

Pełen dostęp do wszystkich treści portalu
to koszt 100 zł miesięcznie
przy jednorazowej płatności za rok

Dwutygodniowy dostęp do wszystkich treści
portalu za 99 zł netto, które odliczymy od ceny
regularnej przy przedłużeniu abonamentu

WYBIERAM